Як написати бізнес-пропозицію [W/ Tips & Templates]

Зміст

Отримайте унікальні поради та стратегії для створення переконливих бізнес-пропозицій, які допоможуть вам успішно продавати ваші товари чи послуги широкому колу клієнтів.

Ефективна бізнес-пропозиція завжди була ключовим інструментом для залучення клієнтів та отримання проектів. Традиційний бізнес вкладав значні ресурси у розробку переконливих документів для проектів або торгових пропозицій, щоб завоювати довіру клієнтів.

Сьогодні, коли більшість компаній перейшли в онлайн-простір, ця традиція залишається актуальною. Відмінність полягає лише в тому, що тепер ви використовуєте цифрові формати документів або платформи для спільної роботи для створення бізнес-пропозицій.

Великі підприємства можуть дозволити собі мати окрему команду, яка займається розробкою ділових документів. Однак, якщо ви працюєте у малому чи середньому бізнесі, можливо, вам доведеться обійтися своїми силами. У такому випадку ви можете швидко навчитися створювати ефективні бізнес-пропозиції та готувати змістовні та повні документи для ваших майбутніх проектів.

Що являє собою бізнес-пропозиція?

Бізнес-пропозиція – це формальний документ, в якому ви детально описуєте ваші продукти, послуги, досвід та портфоліо. Її головна мета – переконати потенційного клієнта у вашій компетентності та професіоналізмі, щоб отримати новий контракт або проект.

У сфері ділового листування, пропозиції найчастіше використовуються для комунікації між компаніями. Проте, іноді виникає потреба розробити пропозицію для продажу специфічних послуг, орієнтованих на приватних осіб.

Наприклад, ви пропонуєте послуги з реконструкції житла, включаючи встановлення сонячних панелей для виробництва електроенергії. Або ж, ви є будівельною компанією, що спеціалізується на ремонті та декоруванні, і хочете запропонувати свої послуги асоціації власників житла.

Незалежно від того, хто є вашим потенційним клієнтом, основний принцип створення бізнес-пропозиції залишається незмінним. Вам необхідно чітко і зрозуміло описати ваш бізнес, а потім показати, як саме ви можете вирішити проблему клієнта.

Зі зростанням популярності цифрових каналів, ви маєте можливість публікувати ваші бізнес-пропозиції на різних платформах для широкої аудиторії. Крім того, вам може знадобитися надсилати персоналізовані пропозиції компаніям, які вимагають офіційні документи з детальним описом робіт.

Переваги створення бізнес-пропозицій

Перш за все, бізнес-пропозиція виконує функцію бізнес-кейсу, дозволяючи клієнтам ознайомитися з усією інформацією про ваш бізнес, його досягнення, можливості, команду тощо, в одному документі, замість того, щоб шукати її в різних джерелах в Інтернеті.

Інші переваги використання бізнес-пропозицій:

Ви та ваші потенційні клієнти можете детально обговорити всі цілі та завдання проекту, не пропускаючи жодних важливих деталей.
Після досягнення угоди, цей документ служить основою для розробки плану дій та ціноутворення.
Бізнес-пропозиція є ключовим інструментом для звернення до бізнес-партнерів з пропозицією ваших товарів чи послуг.
Ви можете створити універсальний шаблон пропозиції та адаптувати його для різних цілей, таких як продаж товарів, надання технічних послуг, пошук інвестицій або партнерів.
Продаючи послуги та товари великим компаніям, ви можете використовувати документ пропозиції для створення реалістичних прогнозів та планів.
Письмовий документ про наміри допомагає контролювати хід виконання нового проекту.
Деякі пропозиції можуть містити аналіз сильних та слабких сторін вашого бізнесу, що спрощує проведення SWOT-аналізу.
Бізнес-пропозиція може слугувати доказом ділової угоди та використовуватися у випадку виникнення спорів.
Ви та ваш клієнт можете оцінити потенційні ризики, пов’язані з проектом, до його початку.

Види бізнес-пропозицій

У бізнес-середовищі існує кілька типів бізнес-пропозицій. Розглянемо їх класифікацію в залежності від способу ініціювання:

Неофіційний запит

Неформально запитані пропозиції – це ті, які ви надсилаєте потенційним клієнтам, з якими ви познайомилися на ділових зустрічах, заходах, обідах чи конференціях.

Офіційний запит

Компанії, які хочуть придбати товари чи послуги, переглядають портфоліо потенційних постачальників. Коли вони обирають декілька відповідних варіантів, вони надсилають офіційний запит на бізнес-пропозицію, де детально описують свої вимоги та специфікації.

У відповідь ви готуєте індивідуальну пропозицію, яка і є офіційно запитаною пропозицією.

Непроханий запит

Незапрошені пропозиції – це ініціативні звернення компаній до інших компаній з пропозицією своїх послуг або товарів.

За змістом бізнес-пропозиції можна поділити на п’ять основних видів:

#1. Пропозиція продажу

Якщо ваша компанія займається продажем товарів або наданням послуг, вам часто доведеться використовувати пропозиції продажу. Вони адресовані менеджерам із закупівель інших компаній з метою укладання угоди на поставку вашої продукції чи послуг.

#2. Пропозиція для інвесторів

Малі, середні підприємства або стартапи, які мають високий попит на свою продукцію, можуть потребувати додаткового фінансування для розвитку. У цьому випадку, ви можете звернутися до інвестиційних банків, фондів управління капіталом тощо, надіславши їм інвестиційну пропозицію.

#3. Проектна пропозиція

Якщо у вас є ідея проекту, який може вирішити актуальну проблему у вашій компанії або в іншій організації, ви можете звернутися до зацікавлених сторін з проектною пропозицією.

Такий документ повинен містити чіткий план проекту, включаючи етапи, підзавдання та їх взаємозалежності. Також, варто включити прогнозований бюджет, необхідні ресурси та обладнання.

#4. Пропозиція RFP

Це ще один вид пропозиції продажу, який надсилається у відповідь на конкретні вимоги компанії-покупця.

Ви можете використовувати спеціалізоване програмне забезпечення для створення таких бізнес-документів.

#5. Грантова пропозиція

Неприбуткові організації можуть використовувати грантові пропозиції для отримання фінансування від благодійних фондів. Зміст такої пропозиції подібний до змісту пропозиції для RFP або інвестора.

Крім того, залежно від характеру запиту, бізнес-пропозиції можуть мати такі варіанти:

#1. Пропозиція закупівлі товару або послуги (RFP)

RFP (Request for Proposal) є одним з найпоширеніших видів бізнес-пропозицій на ринку.

У RFP компанія-покупець детально описує проект, включаючи вимоги до матеріалів та стандарти якості. Постачальники, у свою чергу, надають пропозиції, що охоплюють весь проект.

#2. Запит цінової пропозиції (RFQ)

Коли ціна є ключовим фактором при виборі постачальника, організації надсилають запити цінових пропозицій (RFQ) до потенційних постачальників. У RFQ постачальники зазначають ціну, виходячи з специфікацій, якості та кількості необхідної продукції.

#3. Запит інформації (RFI)

Багато компаній публікують запити на інформацію (RFI) в Інтернеті або в друкованих виданнях, щоб отримати деталі щодо:

Каталогу продукції
Можливостей постачальника
Ціноутворення
Переліку послуг

Стандартний формат бізнес-пропозиції

Структура документа пропозиції може варіюватися в залежності від конкретної ситуації. Проте, стандартна бізнес-пропозиція має містити наступні розділи:

Назва пропозиції
Зміст (або перелік розділів)
Короткий опис (або резюме)
Постановка проблеми
Запропоноване рішення
Детальна інформація про кваліфікацію вашої команди
Хронологія проекту
Ризики та правові обмеження
Умови надання послуг (спосіб оплати, частота виставлення рахунків тощо)
Умови угоди
Застереження щодо прийняття

Якщо пропозиція персоналізована, варто також додати каталог продукції.

Обсяг бізнес-пропозиції

Намагайтеся не робити документ занадто довгим. Основні моменти, такі як постановка проблеми, стратегія її вирішення, можливості та характеристики продукту, повинні бути представлені на початку документа.

Загалом, обсяг документа не повинен перевищувати 50 сторінок для проекту вартістю $10 000. Прагніть до того, щоб читач міг ознайомитися з усім змістом за 10-15 хвилин.

Як написати бізнес-пропозицію

Щоб створити стандартну бізнес-пропозицію для більшості галузей, дотримуйтесь таких кроків:

#1. Зберіть інформацію про можливості бізнесу

Створіть базу даних усіх можливостей вашого бізнесу, пов’язаних з проектом або проблемою, яку ви хочете вирішити. Ці дані продемонструють, що у вас є необхідні ресурси та навички.

#2. Дослідження ринку

Проведіть детальне дослідження ринку, щоб визначити необхідні матеріали та спеціалізовані навички, які вам потрібно залучити. Після цього підготуйте кошторис, перш ніж пропонувати ціну.

#3. Створіть резюме

На цьому етапі ви повинні створити переконливе резюме вашої бізнес-пропозиції. Тут вам потрібно представити вашу компанію та її досягнення, а також продемонструвати, чому саме ваша команда є найкращим вибором для вирішення проблеми клієнта.

#4. Сплануйте та окресліть проект

Сплануйте проект або закупівлю, стосовно яких ви укладатимете угоду з клієнтом. Проаналізуйте потреби клієнта, щоб оцінити мінімальний термін виконання. Також, необхідно скласти план завдань та підзавдань, розподілити ресурси.

Як відстежувати статус бізнес-пропозиції

Найкращий спосіб зв’язатися з клієнтом після відправлення пропозиції – це віртуальна зустріч або телефонний дзвінок. Проте, такий варіант не завжди можливий.

Наприклад, ви надіслали холодні електронні листи з бізнес-пропозиціями до різних компаній. У такому випадку ви не знаєте, чи зацікавлений клієнт. Також, у вас може не бути їхнього номера телефону.

Отже, спробуйте надіслати їм електронний лист, де ви:

Нагадаєте про себе як про провідного постачальника послуг
Згадайте про свої досягнення та успішні кейси
Запропонуйте віртуальну зустріч
Задавайте відкриті запитання для початку діалогу
Виділіть ключову інформацію з пропозиції та додайте посилання на документ

Приклади бізнес-пропозицій

У розділі шаблонів нижче ви знайдете безліч готових варіантів пропозицій. Ось кілька прикладів, які ви можете використовувати:

#1. Мінімалістична бізнес-маркетингова пропозиція

Інфографічний стиль, мінімалістичний дизайн
Кольори: #222524, #fffffe, #f2c745, #939496
Шрифти: Montserrat, Roboto
Розмір паперу: 21 × 29,7 см

#2. Чиста мінімалістична маркетингова пропозиція

Підходить для маркетингових цілей
Палітра кольорів: #f2f3f7, #b8b7bb, #768285, #2c3837, #050707
Шрифти: Roboto, Poppins Medium, Montserrat, Poppins ExtraBold
Розмір паперу: 21 × 29,7 см

#3. Сучасна пропозиція партнерства в помаранчевих тонах

Підходить для пропозицій про партнерство
Кольори: #9ab3bb, #e7e6e6, #4a6162, #e88e38, #f8b03a
Шрифти: Montserrat, Montserrat Classic
Розмір паперу: 21 × 29,7 см

#4. Чорно-коричнева мінімалістична професійна пропозиція для заходів

Підходить для корпоративних проектів
Кольори: #22263f, #fefefe, #1c1f1f, #696b72, #b4b5ba
Шрифти: Montserrat Classic, Montserrat, Roboto
Розмір паперу: 21 × 29,7 см