Як налаштувати небажану пошту та безпечні відправники в Outlook

Небажана пошта, або спам, – це електронні листи, які Outlook автоматично переміщує до спеціальної папки, вважаючи їх небажаними. Користувач має можливість персоналізувати фільтр спаму, блокуючи конкретних відправників чи цілі домени, створюючи списки надійних адрес, або активуючи автоматизовану фільтрацію для видалення небажаних повідомлень. Розглянемо, як це працює.

Як знайти налаштування небажаної пошти

Щоб отримати доступ до параметрів, що стосуються небажаної кореспонденції, перейдіть у вкладку “Головна” та знайдіть кнопку “Небажана пошта”.

Чотири основні опції з’являться, коли виділено конкретне повідомлення в папці, або якщо відкрите повідомлення і натиснути “Повідомлення” > “Небажані”.

Усі ці дії доступні також через контекстне меню, що з’являється після кліку правою кнопкою миші на повідомленні.

У рамках цієї статті ми детально розглянемо чотири найпопулярніші опції, доступні в цьому меню. Зараз нас цікавить пункт “Параметри небажаної електронної пошти”, розташований внизу меню.

Натисніть на цей пункт, щоб відкрити вікно налаштувань небажаної пошти.

Основні налаштування на вкладці “Параметри”

У вкладці “Параметри” вікна налаштувань небажаної пошти ви можете відрегулювати поведінку Outlook при обробці вхідної кореспонденції. Пошта, позначена як спам, автоматично переміщується до папки “Небажана пошта”. Ви також можете задати рівень чутливості, з яким Outlook ідентифікуватиме листи як спам. Стандартно встановлено параметр “Без автоматичної фільтрації”, що означає, що до папки небажаної пошти потраплятимуть лише листи від відправників, яких ви власноруч додали до списку заблокованих.

Перейшовши на режим “Низький”, ви дозволите фільтрувати більш очевидний спам, що буде достатньо для більшості користувачів. Для більш жорсткої фільтрації можна вибрати параметр “Високий”, але це може призвести до переміщення звичайних листів у папку зі спамом, тому потрібно буде її регулярно перевіряти. Якщо до цієї папки потрапить лист, який не є спамом, ви можете “навчити” фільтр не позначати його як спам. Для цього потрібно вибрати лист і натиснути “Головна” > “Небажана пошта” > “Не спам”.

З’явиться вікно з підтвердженням, що лист буде переміщено до папки “Вхідні” з можливістю додати відправника до списку безпечних відправників.

Повертаючись до параметрів небажаної пошти, останнім рівнем фільтрації є “Лише безпечні списки”. У цьому режимі будь-яке повідомлення від відправника або домену, якого немає у вашому списку надійних, буде автоматично позначено як спам. Цей параметр є дуже обмежувальним і вимагатиме регулярного перегляду папки зі спамом. Однак з часом фільтр спаму можна добре “навчити”, особливо якщо ви отримуєте невелику кількість листів від невідомих відправників.

Нижче рівнів фільтра є ще два додаткові налаштування.

Перший з них – “Видаляти підозрілі небажані листи назавжди, а не переміщувати до папки небажаної пошти”. Цей параметр особливо корисний, якщо ви встановили фільтрацію на “Без автоматичної фільтрації”. У такому випадку Outlook переміщуватиме в спам лише повідомлення від заблокованих відправників, які, з великою ймовірністю, можна видаляти назавжди. Однак на інших рівнях фільтрації, особливо “Високий” або “Лише безпечні відправники”, зростає ймовірність “хибно-позитивного” спрацювання, коли звичайний лист буде помилково позначено як спам. Тому не рекомендується вмикати цю опцію, якщо ви не впевнені в своїх діях.

Друга опція – “Попереджати мене про підозрілі доменні імена в адресах електронної пошти (рекомендовано)”. Це функція захисту від фішингу, яка стає доступною (і ввімкненою за замовчуванням), якщо ви активуєте фільтрацію небажаної пошти, перейшовши з режиму “Без автоматичної фільтрації” на “Низький”, “Високий” або “Лише безпечні відправники”. Після активації цієї функції Outlook почне відфільтровувати потенційні фішингові листи. Оскільки це важливий інструмент, дозволимо Microsoft пояснити, що саме вона робить.

Ми вже не раз говорили про фішингові розсилки, демонстрували, як використовувати програмні засоби для їх блокування та розповідали про нові ініціативи, спрямовані на відділення легітимної пошти від шахрайської. Важко сказати, чому цей корисний інструмент: а) не ввімкнений за замовчуванням, і б) не має ширшого висвітлення від Microsoft, але це факт.

Якщо ви використовуєте Outlook у вашому офісі, ваші адміністратори можуть використовувати додаткові технології захисту від фішингу, про які ви можете не знати. Але якщо ви використовуєте Outlook для особистого облікового запису, ми рекомендуємо активувати цю функцію. Встановивши рівень фільтрації спаму на “Низький” і ввімкнувши опцію “Попереджати мене про підозрілі доменні імена в адресах електронної пошти (рекомендовано)”, ви значно підвищите рівень своєї безпеки.

Керування списком безпечних відправників

Наступна вкладка “Безпечні відправники” містить список користувачів та доменів, які Outlook ніколи не буде розглядати як спам.

Якщо ви натиснули “Головна” > “Небажана” > “Не спам” для повідомлення, що потрапило до папки зі спамом, і погодилися з пропозицією додати відправника до списку безпечних відправників, його адреса з’явиться саме тут. Ви також можете позначити відправника як “безпечного”, натиснувши “Головна” > “Небажана” > “Ніколи не блокувати відправника” (або “Ніколи не блокувати домен відправника”, якщо ви хочете, щоб усі листи з цього домену обходили фільтри).

Щоб додати конкретну адресу або домен до списку, натисніть кнопку “Додати”.

Це відкриє вікно, де можна ввести потрібну адресу або домен.

Це добре підходить для однієї або двох адрес, але якщо їх багато, то процес стане доволі тривалим. Щоб пришвидшити роботу, ви можете імпортувати список відправників і доменів, або експортувати вже існуючий список надійних відправників та доменів.

Імпорт списку – зручна функція, але якщо у вас немає списку у потрібному форматі, її користь обмежена. На щастя, Outlook вимагає лише текстовий файл зі списком відправників і доменів, розділених поверненням каретки, який легко створити. Ви можете експортувати цю інформацію з іншої поштової програми або створити його самостійно. Це набагато швидше, ніж натискати “Додати”, вводити дані, натискати “ОК” і повторювати цей процес для кожного відправника. Зважаючи на те, що створення списку безпечних відправників може зайняти багато часу, рекомендуємо експортувати його зараз, на випадок, якщо вам потрібно буде переінсталювати Outlook або встановити його на іншому комп’ютері. Це заощадить час та збереже фільтр небажаної пошти налаштованим так, як ви хочете, якщо ви коли-небудь перейдете на нову версію Outlook.

Ви також можете скористатися функціями імпорту/експорту для масових змін або видалень. Експортуйте список, внесіть потрібні зміни (або видаліть записи) у текстовому редакторі, та імпортуйте новий список. Процес імпорту не видаляє існуючі записи, а розглядає зміни як нові (наприклад, якщо ви зміните запис з ebay.co.uk на ebay.com, він додасть ebay.com, а не замінить ebay.co.uk). Тому перед імпортом зміненого списку потрібно очистити попередній. Для цього виділіть перший запис, натисніть і утримуйте клавішу SHIFT, виділіть останній запис. Це виділить усі записи списку. Потім натисніть “Видалити”, щоб очистити список безпечних відправників, готовий до імпорту.

Останні два параметри на цій сторінці допомагають автоматично додавати відправників до списку, роблячи деякі логічні припущення.

Активація опції “Також довіряти електронній пошті з моїх контактів” означає, що листи з адрес, що є у вашому списку контактів Outlook, автоматично пропускатимуться через фільтр небажаної пошти. Фактично це перетворює ваш список контактів на другий список надійних відправників без потреби самостійно додавати всі адреси.

Увімкнення параметра “Автоматично додавати людей, яким я надсилаю листи, до списку безпечних відправників” означає, що кожен, кому ви надсилаєте повідомлення, вважатиметься надійним відправником, оскільки очікується отримати відповідь на ваш лист. Однак це не завжди так, адже ви можете відповідати комусь, щоб попросити їх припинити надсилати вам листи (наприклад, у повідомленні про скасування підписки). Тому користуватися цією функцією потрібно обережно.

Керування списком безпечних одержувачів

Наступна вкладка “Безпечні одержувачі” може трохи збити з пантелику. Ви не можете контролювати, як одержувач буде ставитися до вашої пошти, тому ця функція не для цього. Також це не забороняє вам надсилати пошту на будь-яку адресу зі списку. То для чого це? “Безпечні одержувачі” насправді – це списки розсилки, до яких ви приєднані. Зазвичай адреса “Кому” для списку розсилки – це назва списку (наприклад, [email protected]). Додавши її до списку безпечних одержувачів, ви гарантуєте, що ці листи не будуть розцінені як спам.

В іншому випадку налаштування такі самі, як і для безпечних відправників. Ви можете позначити список розсилки як “безпечний”, натиснувши “Головна” > “Небажані” > “Ніколи не блокувати цю групу” або “Список розсилки”, якщо ви хочете, щоб листи з цього списку проходили повз фільтри спаму.

Блокування відправників

На вкладці “Заблоковані відправники” ви можете додати конкретні адреси або цілі домени, які ви вважаєте спамом. Усе, що додано тут, буде відразу переміщуватись до папки “Небажана пошта”.

Опції аналогічні до безпечних відправників: можливість додавати, редагувати та видаляти записи, а також імпортувати й експортувати списки адрес та доменів. Ви також можете додати відправника або його домен до списку заблокованих, вибравши повідомлення і перейшовши на “Головна” > “Небажана” > “Заблокувати відправника”.

Будь-які листи, що потрапляють у папку “Небажана пошта” від заблокованих відправників або тому, що Outlook визначив, що лист, ймовірно, є спамом, будуть вимкнені, а вміст буде відображено як звичайний текст. Outlook інформує про це повідомленням при відкритті будь-якого листа з папки зі спамом.

Важливо: Якщо ви додаєте відправника і до списку безпечних, і до списку заблокованих, пріоритет матиме список безпечних, і листи від цього відправника потраплятимуть до вашої папки “Вхідні”.

Блокування доменів і кодувань верхнього рівня

Остання вкладка “Міжнародна” дозволяє блокувати домени на рівні країни та листи в конкретних кодуваннях.

Натисніть “Список заблокованих доменів верхнього рівня”, щоб відкрити відповідне вікно. Тут ви можете вибрати домени країн, які потрібно заблокувати.

Наприклад, щоб заблокувати листи з Андорри, поставте позначку біля “AD (Андорра)”, а потім натисніть “ОК”. Після цього Outlook розцінюватиме пошту з домену, що закінчується на “.ad”, як спам.

Це зручно, якщо ви отримуєте багато спаму з домену конкретної країни, наприклад .cc (Кокосові острови), який, за даними Spamhaus, є одним із лідерів серед провайдерів, що допускають спам-розсилки. Якщо ви не очікуєте отримати легітимний лист із домену цієї країни, ви можете додати його до списку небажаних. Але майте на увазі, що це не зупинить усі листи з Кокосових островів, а лише листи з доменом, що закінчується на .cc. Тому якщо вас турбує спам від російських спамерів, блокування .ru заблокує їх лише в разі використання домену .ru. Спамер, що використовує домен .com, не постраждає від цього блокування.

Для блокування певного географічного регіону, можна заблокувати цілі кодування, натиснувши “Список заблокованих кодувань”. Це дозволить вибрати кодування, що використовуватиметься для блокування пошти.

Саме кодування – це дуже широка тема, і ми не будемо її тут розглядати. (У Вікіпедії є добра стаття про них, якщо ви бажаєте дізнатися більше). Коротко кажучи, кодування визначає, як символ представлений в цифровому вигляді. Різні кодування по-різному представляють символи. Ваш поштовий клієнт (і ваш браузер) можуть перекладати між (деякими) наборами символів, і цей процес відомий як перекодування. Якщо ви регулярно отримуєте спам в конкретному кодуванні, можете заблокувати його, вибравши в списку та натиснувши “ОК”. Якщо ви не впевнені, що таке кодування, і як визначити, в якому кодуванні отримано лист, краще тут нічого не змінювати, оскільки ви можете заблокувати отримання легітимних листів.

Ці налаштування небажаної пошти – ефективний спосіб підтримувати вашу папку “Вхідні” в чистоті. Якщо ви приділите час, щоб блокувати відправників, від яких отримуєте непотрібні листи, з часом у вашій папці “Вхідні” буде значно менше сміття, а ваше життя стане трохи менш напруженим.