Значення, розділене комами (CSV) містить дані, розділені комами (а іноді й іншими символами), і зазвичай використовується для обміну даними з однієї програми в іншу. Якщо у вас є список даних у документі Word, перетворення його у файл CSV може допомогти вам отримати його в інших програмах.
Скажімо, ви впорядковували всі свої контакти електронної пошти у файлі Word і хотіли б дозволити онлайн-заявка прибери це для себе. Для цього вам, швидше за все, знадобиться файл CSV. Насправді, деякі з цих програм, які ви знайдете в Інтернеті, можуть підтримувати лише файли CSV, оскільки файл працює на платформах Mac, Windows та Linux. Досить ефективно.
Відкрийте файл Word, який містить дані для імпорту. У цьому прикладі ми будемо показувати дуже маленький список електронної пошти.
Як бачите, усі наші дані розділені комами і розміщені в окремих рядках, подібно до структури рядків/стовпців, яку ви знайдете в Excel. Структура файлу CSV може бути дещо складною, але це дуже простий приклад.
Коли ви будете готові, натисніть вкладку «Файл», розташовану у верхньому лівому куті вікна.
На панелі з лівого боку виберіть «Зберегти як».
Виберіть тип файлу «Звичайний текст» зі списку параметрів. Це збереже ваш файл у форматі TXT. Натисніть «Зберегти».
Після збереження ви отримаєте попередження про те, що збереження як текстового файлу призведе до втрати форматування, зображень та об’єктів у файлі. З таким простим файлом, як цей, нам нема про що турбуватися. Залиште все як є і натисніть «ОК».
Тепер давайте відкриємо Microsoft Excel. Коли ви відкриєте Excel, виберіть «Відкрити» на панелі ліворуч.
Знайдіть останній файл, який ми зберегли як файл TXT. Зауважте, що вам, можливо, доведеться вибрати «Текстовий файл» зі спадного меню типу файлу під час перегляду, інакше файл не з’явиться. За замовчуванням Excel відображатиме лише файли Excel.
Після того, як ви виберете файл і клацнете «Відкрити», з’явиться вікно майстра імпорту тексту. Тут переконайтеся, що вибрано параметр «Розділені». Ви також можете вибрати рядок, з якого починаються ваші дані. Ми залишимо своє на першому ряду. Коли ви будете готові, натисніть «Далі».
У наступному вікні переконайтеся, що ви вибрали «Кома» в розділі «Розділники». Ви помітите зміни у вікні попереднього перегляду. Коли ви будете готові, натисніть «Далі».
У останньому вікні вам потрібно буде вказати формат даних стовпця. Ми залишимо наш на «Загальні», але залежно від типу даних, які ви імпортуєте, ви можете вибрати інший варіант. Коли ви будете готові, натисніть «Готово».
Тепер наші дані мають бути успішно імпортовані та акуратно впорядковані в Excel!
Тепер залишилося лише зберегти файл у форматі CSV. Перейдіть на вкладку «Файл».
Виберіть «Зберегти як» на панелі ліворуч.
У полі Тип файлу ви, напевно, помітили, що є три різні типи файлів CSV. Вони такі:
CSV UTF-8
CSV (Macintosh)
CSV (MS-DOS)
Різниці між першим і третім варіантом дуже мало. Ви захочете вибрати другий варіант, якщо ви користуєтеся Mac. Однак у цьому прикладі ми виберемо параметр «CSV (MS-DOS)».
Тепер все, що залишилося зробити, це натиснути «Зберегти». Тепер ви успішно конвертували файл Word у файл CSV.
