Збереження електронної таблиці Excel у форматі PDF може викликати певні труднощі, і результат часто не відповідає очікуванням. Ось інструкція, як створити чіткий та зручний для читання PDF-документ з вашої таблиці.
Перетворення файлів Excel в PDF
Існує безліч ситуацій, коли виникає потреба зберегти файл Excel як PDF, а не у форматі електронної таблиці. Наприклад, якщо потрібно надіслати лише конкретну частину великої таблиці, або якщо ви не хочете, щоб файл можна було редагувати. Однак, процес конвертації файлу Excel у PDF може бути дещо складним.
Часто ми не розглядаємо таблиці Excel як структуровані документи зі сторінками, полями та рамками. Але коли йдеться про перетворення цих файлів на читабельні PDF-документи, придатні для друку або розповсюдження, потрібно враховувати ці аспекти. Ваш файл повинен бути зрозумілим і легким для читання, без випадкових зайвих стовпців на інших сторінках або розмірів клітинок, які важко розібрати.
Далі ви дізнаєтесь, як перетворити вашу електронну таблицю на презентабельний PDF-документ, готовий для друку.
Налаштування параметрів сторінки
Якщо ви використовуєте Office 2008 або новішу версію, перейдіть на вкладку “Розмітка сторінки”. Тут ви знайдете різні опції, згруповані в розділі “Параметри сторінки”. Ось перші три з них:
Поля: визначають відстань між краєм документа і першою клітинкою.
Орієнтація: дозволяє обрати, чи буде ваш файл у альбомній, чи у книжковій орієнтації.
Розмір: задає розмір сторінки готового документу.
Ці параметри працюють аналогічно до тих, що є в документах Word. Налаштуйте їх відповідно до бажаного вигляду кінцевого PDF-файлу. Варто зазначити, що більшість електронних таблиць Excel краще виглядають в альбомній орієнтації, особливо якщо вони містять багато стовпців. При книжковій орієнтації, стовпці можуть виходити за межі області друку, що ускладнює читання та навігацію по документу.
Також ви можете додати верхній і нижній колонтитули до вашого документу. Для цього натисніть стрілку в нижньому правому куті розділу “Параметри сторінки” та оберіть вкладку “Верхній/Нижній колонтитул”. Ви можете скористатися одним з готових варіантів, або створити власний, за допомогою кнопки “Настроїти”.
Крім того, у вас є можливість змінити фон роздруківки. Для цього натисніть кнопку “Фон” у розділі “Параметри сторінки”. Ви можете завантажити зображення з вашого комп’ютера або з хмарного сховища, і воно буде розміщене на всьому аркуші.
Визначення області друку та її налаштування
Наступним кроком є визначення області, яка буде перетворена в PDF, а також кількості рядків і стовпців на кожній сторінці.
Перший спосіб визначення області друку – це виділити потрібні клітинки мишкою. Після цього перейдіть до розділу “Параметри сторінки” > “Область друку” > “Встановити область друку”. Навколо виділеної області з’явиться тонка сіра лінія. Все, що знаходиться за межами цієї області, не буде включено в PDF. Також можна ввести клітинки вручну, клацнувши стрілку в нижньому лівому куті та обравши “Аркуші” > “Область друку”.
Аналогічно до Microsoft Word, ви можете створювати розриви сторінок для розділення різних таблиць. Ці розриви можуть бути горизонтальними або вертикальними. Перейдіть до клітинки, де ви хочете розмістити розрив, натисніть вкладку “Розмітка сторінки” на стрічці та оберіть “Параметри сторінки” > “Розриви сторінок” > “Вставити розрив сторінки”. Розрив з’явиться зверху і зліва від поточної клітинки.
Ще один важливий параметр – це “Масштабувати до відповідності”. Праворуч від “Параметри сторінки” ви знайдете три опції: “Ширина”, “Висота” та “Масштаб”. Параметри “Ширина” та “Висота” дозволяють вам задати, на скількох сторінках будуть відображатися рядки або стовпці вашої таблиці. Наприклад, якщо у вас багато рядків, але мало стовпців, ідеальним буде встановити ширину на одну сторінку. Масштаб, в свою чергу, визначає загальний розмір області друку.
Параметри аркуша
Останнє меню, на яке варто звернути увагу – це “Параметри аркуша”. Ці налаштування впливають на зовнішній вигляд надрукованого аркуша. Щоб відкрити повний перелік параметрів аркуша, натисніть стрілку в нижньому правому куті розділу “Параметри аркуша”.
Ось короткий огляд доступних налаштувань:
Друк заголовків: дозволяє закріпити певні рядки та стовпці, щоб вони відображалися на кожній сторінці (наприклад, заголовки або мітки).
Лінії сітки: дозволяє вибрати, чи показувати лінії сітки, тобто лінії між клітинками (які відображаються, коли немає рамок).
Заголовки: дозволяє показувати заголовки стовпців (A, B, C) та рядків (1, 2, 3) на осях X та Y таблиці.
Коментарі, примітки та помилки: відображає вбудовані коментарі, примітки та попередження про помилки в остаточному документі.
Порядок друку: визначає, в якому порядку друкувати документ, спочатку вниз, а потім вправо, або навпаки.
У цьому меню також є можливість переглянути попередній перегляд друку вашого кінцевого документа. Ви також можете відкрити це вікно, використовуючи комбінацію клавіш Ctrl+P.
Збереження або друк у форматі PDF
Коли ваш документ відформатовано і готовий до використання, ви можете зберегти його як PDF двома способами.
Щоб зберегти файл як PDF, відкрийте вікно “Зберегти як” і виберіть “PDF” у випадаючому меню “Тип файлу”. Або, перейдіть до “Експорт” > “Експорт у XPS/PDF”. Тут вам буде надано кілька варіантів. Ви можете вибрати оптимізацію файлу для “стандартного” або “мінімального” розміру, що вплине на якість і розмір кінцевого документа. Натисніть “Параметри”, щоб вибрати область для публікації:
Виділення: поточні вибрані клітинки.
Активні аркуші: поточний аркуш, на якому ви працюєте.
Цілі книги: усі робочі книги у поточному файлі.
Таблиця: визначена таблиця, яку ви створили в Microsoft Excel.
Також ви можете проігнорувати область друку, яку ви встановили раніше.
Ви також можете роздрукувати файл у форматі PDF. Microsoft має вбудований PDF-принтер під назвою “Microsoft Print to PDF”, який можна вибрати у випадаючому меню принтера. Якщо у вас є інші PDF-принтери, такі як Adobe PDF, Foxit або PDF Xchange, ви також можете їх використовувати. Перед друком перегляньте попередній перегляд, щоб переконатися, що все виглядає так, як ви задумали.
