Microsoft Excel є потужним інструментом для обробки електронних таблиць та аналізу значних обсягів інформації. Проте, іноді використання цієї програми може виявитися складним, і якщо щось у вашій таблиці працює не так, як потрібно, визначити причину та знайти рішення може бути непросто.
Чи коректно ви ввели дані? Чи правильно розраховуються ваші формули? Можливо, ви перенесли якісь елементи, яких не слід було чіпати? Ось деякі з проблем, які можуть виникнути, якщо ваші електронні таблиці Excel відображаються некоректно, і способи їх вирішення.
1. Некоректні або помилкові посилання на формули
Працюючи з електронними таблицями, ви можете зіткнутися з ситуацією, коли ваші формули не видають обчислених значень, а натомість відображають помилку #REF!.
Помилка #REF! з’являється за двох основних обставин. По-перше, коли ви переміщуєте або видаляєте клітинку, рядок або стовпець, що призводить до ситуації, коли посилання на клітинку більше не є дійсним. Помилки #REF!, спричинені переміщенням клітинок, є досить поширеними, особливо коли йдеться про конкретні, окремі клітинки.
Якщо помилка виникає одразу після переміщення або зміни клітинки, ви можете скористатися функцією “Скасувати” (або натиснути Ctrl + Z) і “Повторити” (або Ctrl + Y), щоб відстежити свої дії та ідентифікувати, яка саме зміна спричинила проблему. Проте, якщо помилка присутня протягом тривалого часу, вам, ймовірно, доведеться відредагувати формулу, виправивши посилання на клітинки в її аргументах.
Другий найпоширеніший випадок, коли з’являється помилка #REF!, це коли функція пошуку (наприклад, VLOOKUP, XLOOKUP або INDEX) запитує дані за межами визначеного діапазону пошуку. Наприклад, якщо ви попросите функцію INDEX знайти щось у десятому стовпці, але ваш діапазон пошуку складається лише з восьми стовпців, буде повернуто помилку #REF!.
Ключовим моментом для запобігання цієї помилки #REF! є переконання в тому, що дані, які ви шукаєте, знаходяться в межах визначеного діапазону. Ви можете досягти цього, обмеживши значення пошуку або розширивши область пошуку, включивши туди потрібні значення.
2. Неправильні назви функцій або діапазонів
Іншою розповсюдженою проблемою, з якою ви можете зіткнутися в Excel, є введення формули або функції з подальшим отриманням помилки #NAME?.
Помилка #NAME? виникає, коли частина синтаксису формули введена невірно, що не дозволяє Excel обчислити формулу.
Найчастіше ця проблема є результатом неправильного введення назви функції (наприклад, введення “XLOKUP” замість “XLOOKUP”). Однак це також може бути пов’язано з помилками в синтаксичних роздільниках (таких як двокрапки, коми та лапки) і в іменованих діапазонах.
Це досить проста помилка, тому її легко запобігти. Варто перевірити ще раз, чи правильно ви ввели формулу, включаючи правильний синтаксис і розстановку розділових знаків.
Якщо помилки #NAME? виникають часто, ви можете скористатися функцією “Вставити функцію” на вкладці “Формули”. Там ви можете використовувати вікно майстра формул для кожної функції, яке допоможе вам визначити аргументи та діапазони без необхідності турбуватися про деталі синтаксису.
3. Стилі та форматування, що не переносяться
Працюючи з електронними таблицями Excel, легко не звернути уваги на те, як стилізовані ваші дані та чи є вони однорідними. Чи бувало у вас таке, що у вас гарна на вигляд таблиця даних на одному аркуші, але коли ви використовуєте формулу масиву або щось подібне, результат виглядає інакше?
Коли ви використовуєте формулу або посилання на клітинку, щоб перенести вміст однієї клітинки в іншу, разом з даними переноситься лише інформація, а не стилістичне форматування, як-от шрифти, кольори чи фони. Вам доведеться застосувати ці параметри форматування повторно до нових клітинок, куди переноситься інформація.
4. Помилки масиву або переповнення
Деякі формули в Excel, особливо формули масивів, потребують певного простору для правильної роботи. Якщо у формули недостатньо місця або якщо цей простір переривається іншими даними чи краєм таблиці, виникає помилка #ПЕРЕПОВНЕННЯ!. Ця помилка вказує на те, що недостатньо місця для того, щоб формула розмістилася на суміжних клітинках таблиці.
Якщо ви зіткнулися з помилкою #ПЕРЕПОВНЕННЯ!, перше, що вам варто спробувати, це видалити всі видимі перешкоди, які можуть заважати роботі формули. Якщо це не допомагає або немає чіткої видимої причини помилки, є декілька інших речей, які можна швидко перевірити.
Об’єднані клітинки, неправильна структура формули або навіть формула, яка повертає занадто багато значень і перевищує обмеження пам’яті вашої системи, можуть спричинити помилку #ПЕРЕПОВНЕННЯ! в Excel.
5. Друкарські помилки
Іноді дані в Excel відображаються неправильно через просту проблему, яку часто не помічають: ви неправильно ввели формулу. Це може бути неприємною помилкою, але варто ще раз перевірити, чи немає у вашій формулі помилок введення.
Переконайтеся, що ви ввели всі необхідні аргументи. Це особливо важливо, коли ви працюєте з декількома критеріями, які взаємодіють, наприклад, при використанні операторів IFS.
Якщо ви створюєте складний вираз, який використовує кілька функцій або вкладених формул, переконайтеся, що роздільники, як-от дужки, коми та лапки, розміщено правильно і закриті, щоб не було невизначених аргументів або елементів, які неправильно розміщені в ієрархії формули.
Щоб переконатися, що ви правильно вводите і використовуєте формулу, ви можете переглянути синтаксис функції в рядку формул, скористатися майстром формул або звернутися до Довідкових матеріалів з функцій Microsoft Excel.
Швидке усунення проблем з Excel
Іноді невеликі помилки можуть викликати значне розчарування, особливо коли ви намагаєтеся керувати складними функціями, формулами та обчисленнями в Excel. Однак вивчення простих кроків з усунення несправностей та запам’ятовування їх допоможе вам краще реагувати, коли ваші таблиці працюють некоректно, а також запобігати виникненню проблем.
Знання того, як швидко виправити проблеми за необхідності, може суттєво вплинути на вашу продуктивність і ефективність у роботі.