Як автоматично створити копію або приховану копію в Outlook і Gmail

Додавання себе до копії або прихованої копії під час надсилання електронних листів – це розумний спосіб зберегти копію повідомлення у вхідних, що спрощує ведення записів і керування електронною поштою. Нижче ми розповідаємо про кроки, як це зробити у двох найпопулярніших клієнтах електронної пошти; Gmail і Outlook.

Як автоматично створити копію або приховану копію в Gmail

Щоб автоматично приховати копію або копію (або будь-яку іншу адресу електронної пошти) у Gmail, вам знадобиться розширення для веб-переглядача. Ця функція не є рідною для Gmail, і багато сторонніх розширень вимагають досить широких дозволів на доступ до вашої електронної пошти.

The Автоматична прихована копія для Gmail від CloudHQ є одним із обов’язкових розширень Chrome для Gmail із мінімальною кількістю дозволів. Він не має доступу до історії веб-перегляду за межами домену Gmail. Додайте це розширення до браузера Chrome і створіть обліковий запис на CloudHQ.

Після встановлення вибраного вами розширення та доступу до вашого облікового запису Gmail ви можете створити правило, виконавши наведені нижче дії.

Натисніть кнопку «Написати», щоб створити новий електронний лист.

Натисніть значок конверта поруч із кнопкою надсилання.

У діалоговому вікні, що відкриється, натисніть «Додати нове правило».

У розділі Коли електронні листи надсилаються з, ваша адреса електронної пошти має бути вже заповненою.

У спадному меню під ним виберіть опцію кому завгодно.

У автоматично розкривному списку виберіть Прихована копія (або Копія, якщо хочете) і введіть свою електронну адресу.

Натисніть Зберегти правило.

Натисніть «Закрити» та створіть електронний лист як зазвичай.

Якщо ви більше не хочете використовувати це розширення, ви можете видалити його за допомогою myaccount.google.com/permissions.

Якщо ви не користуєтеся Chrome або не хочете надавати третім особам доступ до своєї електронної пошти, хорошим рішенням для автоматичної прихованої копії є використання функцій фільтра та пересилання Gmail.

Як автоматично створити копію або приховану копію в Outlook

Користувачі Outlook можуть самостійно автоматично копіювати або приховати за допомогою функції правил програми електронної пошти. Перш ніж продовжити, переконайтеся, що правила Outlook увімкнено. Ви також можете видалити непотрібні правила Outlook, щоб запобігти потенційним конфліктам із новими правилами.

Коли все налаштовано, виконайте такі дії:

На вкладці «Домашня сторінка» натисніть Правила > Керувати правилами та сповіщеннями.

Натисніть Нове правило.

У розділі «Почати з пустого правила» натисніть «Застосувати правило до повідомлень, які я надсилаю», і натисніть «Далі».

Тепер натисніть опцію «Через указаний обліковий запис» і виберіть обліковий запис, який ви хочете використовувати для надсилання цих електронних листів.

Вибравши обліковий запис, натисніть «Далі».

У наступному діалоговому вікні виберіть опцію Копія повідомлення людям або публічній групі.

У тому ж діалоговому вікні клацніть посилання людей або загальнодоступної групи та натисніть «Далі».

Тепер введіть адреси електронної пошти всіх одержувачів у текстове поле, пов’язане з Кому.

Ви можете додати необов’язкові винятки для електронних листів, до яких ви не хочете застосовувати це правило. Натисніть Далі, коли закінчите.

Введіть назву свого правила та поставте прапорець біля опції Увімкнути правило.

Натисніть Готово.

Тримайте Outlook і Gmail акуратними та акуратними

Створивши ці правила в Gmail або Outlook, вам не потрібно буде їх знову налаштовувати. Вони працюватимуть автоматично безстроково, доки ви їх не вимкнете. Це набагато швидше, ніж вручну додавати себе до копії чи прихованої копії для кожного електронного листа.

Незалежно від того, користуєтеся ви Gmail чи Outlook, обов’язково використовуйте такі функції, як мітки та папки, щоб упорядкувати папку «Вхідні» — копіювання в усе може швидко стати безладним.