Google Таблиці надають можливість автоматизувати рутинні дії за допомогою макросів, які можна прикріпити до комбінацій клавіш для швидкого виконання. Ці макроси використовують Google Apps Script для запису ваших дій, аби потім їх можна було відтворити.
Що таке макроси?
Макрос, або макроінструкція, це послідовність команд, що автоматизує набір кроків, підвищуючи ефективність роботи. Він фіксує ваші дії та зберігає їх у файлі, пов’язаному з таблицею, в якій був створений.
Коли ви створюєте макрос у Google Таблицях, він автоматично формує сценарій додатків, де міститься весь код, необхідний для повторення ваших дій. Таким чином, ви можете створювати складні макроси, не маючи навичок програмування. За наступного запуску, Таблиці відтворять усі дії, що були зафіксовані під час запису. Фактично, ви навчаєте Google Таблиці виконувати потрібні маніпуляції з документом за допомогою однієї команди.
Макроси – це потужний інструмент, який може виконувати майже будь-які функції, доступні в Таблицях. Ось кілька прикладів їх застосування:
- Застосування форматування та стилів.
- Створення нових електронних таблиць.
- Використання будь-яких функцій, панелей інструментів, меню чи можливостей Google Таблиць.
Обмеження ставляться лише вашою фантазією.
Як записати макрос в Google Таблицях
Відкрийте Google Таблиці та перейдіть до меню “Інструменти” > “Макроси” > “Записати макрос”.
Внизу вікна з’явиться панель запису з двома опціями:
Абсолютні посилання: макрос буде виконувати дії виключно у тих комірках, які ви записуєте. Наприклад, якщо ви зробите текст у клітинці B1 курсивом, макрос завжди буде робити курсивом клітинку B1, незалежно від того, яку комірку ви виберете.
Відносні посилання: макрос буде виконувати дії у вибраних клітинках, незалежно від їх розташування на аркуші. Якщо ви зробите курсивом клітинки B1 та C1, ви зможете застосувати цей самий макрос для клітинок D1 та E1.
Виберіть, які посилання використовувати, та починайте виконувати потрібні дії – форматуйте, обирайте пункти меню. Покажіть Таблицям, у якій послідовності ви хочете їх відтворювати.
Після того, як всі необхідні дії для макросу виконано, натисніть “Зберегти”.
Введіть назву макросу. Google також надає можливість створити клавіатурні скорочення для десяти макросів. Якщо ви хочете прив’язати макрос до комбінації клавіш, введіть число від 0 до 9 у відповідне поле. Після завершення натисніть “Зберегти”.
Якщо потрібно змінити назву або комбінацію клавіш макросу, перейдіть до “Інструменти” > “Макроси” > “Керувати макросами”.
У вікні, що з’явиться, внесіть потрібні зміни та натисніть “Оновити”.
Надалі, коли ви натискатимете призначену комбінацію клавіш, макрос запускатиметься без потреби відкривати меню макросів з панелі інструментів.
Як запустити макрос в Google Таблицях
Якщо ваш макрос використовує абсолютні посилання, ви можете запустити його, натиснувши комбінацію клавіш або перейшовши до “Інструменти” > “Макроси” > “Назва вашого макросу”.
Якщо макрос використовує відносні посилання, спочатку виділіть клітинки, до яких потрібно його застосувати, а потім натисніть відповідну комбінацію клавіш або оберіть макрос з меню “Інструменти” > “Макроси” > “Назва вашого макросу”.
Як імпортувати макроси
Як вже згадувалося, макрос зберігається у таблиці, де був створений. Але що робити, якщо потрібно перенести макрос в іншу таблицю? Це можливо, хоча й не є прямим процесом.
Макроси зберігаються як функції у Google Apps Script, тому для імпорту потрібно скопіювати функцію і вставити її у файл макросів нового аркуша.
Відкрийте таблицю з макросом, який потрібно скопіювати, та перейдіть до “Інструменти” > “Макроси” > “Керувати макросами”.
Натисніть на значок “Більше” поруч із макросом, який хочете скопіювати, а потім оберіть “Редагувати Сценарій”.
Всі макроси зберігаються в одному файлі, тому якщо їх багато, можливо, потрібно буде прокрутити список. Ім’я функції відповідає назві, яку ви дали макросу.
Виділіть функцію макросу, що хочете скопіювати, та натисніть Ctrl + C. Обов’язково скопіюйте все, включно з крапкою з комою.
Тепер відкрийте таблицю, куди ви хочете імпортувати макрос, та перейдіть до “Інструменти” > “Макроси” > “Записати макрос”.
Одразу натисніть “Зберегти”, не записуючи жодних дій, щоб створити функцію-заповнювач у файлі макросів. Пізніше ви її видалите.
Знову натисніть “Зберегти”.
Відкрийте Google Apps Script через “Інструменти” > “Редактор сценаріїв”, а потім знайдіть файл macros.gs на панелі зліва. Видаліть існуючу функцію і вставте скопійований макрос за допомогою Ctrl + V.
Натисніть Ctrl + S для збереження сценарію, закрийте вкладку та поверніться до таблиці.
Таблиця зчитує файл macros.gs та шукає зміни. Якщо виявлена нова функція, її можна імпортувати. Для цього перейдіть до “Інструменти” > “Макроси” > “Імпорт”.
Натисніть “Додати функцію” під потрібним макросом.
На жаль, вам знову доведеться вручну прив’язати макрос до комбінації клавіш. Дотримуйтесь інструкцій вище, і ви зможете використовувати цей макрос у різних таблицях.
Це все, що потрібно знати для створення та використання макросів у Google Таблицях. Немає обмежень щодо процедур, які ви можете автоматизувати, щоб скоротити час, витрачений на рутинні операції.