Електронні підписи, або eSignature, стали важливим інструментом для сучасного бізнесу, особливо при співпраці з партнерами, віддаленими працівниками та міжнародними клієнтами. Вони дозволяють значно спростити та пришвидшити процес підписання документів.
Згадайте, коли ви востаннє використовували ручку та папір для підпису. Це часто вимагає сканування, друку, особистих зустрічей, надсилання поштою або факсом. Такий процес може бути довгим, виснажливим і потребує значних часових витрат.
Саме тут на допомогу приходять електронні підписи. Вони роблять процес підписання документів швидким, зручним і ефективним.
Dropbox Sign і DocuSign є двома популярними платформами для електронного підпису, які заслуговують на увагу. Давайте порівняємо їх, щоб визначити, яка з них найкраще відповідає вашим потребам.
Що являє собою електронний підпис?
Електронний підпис (eSignature) — це легітимний та дієвий спосіб швидко підписувати документи в електронному вигляді. Цей метод підписання є безпечним і визнається в багатьох країнах світу. Він може успішно замінити традиційні рукописні підписи в різноманітних процесах.
Простіше кажучи, електронний підпис — це ваш підпис, перенесений у цифровий формат. Для його створення та підтвердження автентичності підписанта використовуються комп’ютери або інші електронні пристрої, що забезпечує безпеку документів.
Електронний підпис підтверджує намір особи прийняти умови документа або набору даних. Існує три види електронних підписів: прості, вдосконалені та кваліфіковані. Електронні підписи широко застосовуються у фінансових операціях, контрактах, адміністративних процесах і багатьох інших сферах.
Електронний підпис — це сучасний метод ведення бізнесу, який дозволяє прискорити процес підписання документів, заощадити час і кошти. Використання надійних програм для електронного підпису гарантує безпеку ваших клієнтів і дозволяє зручно повертати документи, не виходячи з офісу.
Крім того, це екологічно свідомий підхід, що дозволяє уникнути використання великої кількості паперу. Електронний документообіг також допомагає зберігати ваші документи організованими, облікованими та легкодоступними.
Переваги використання електронних підписів включають економію часу та коштів, оптимізацію робочих процесів та підвищення ефективності бізнесу в різних галузях, таких як продажі, кадри, фінанси, IT, біологія та державний сектор.
Розглянемо детальніше можливості Dropbox Sign і DocuSign, починаючи з Dropbox Sign.
Що таке Dropbox Sign?
Dropbox Sign, раніше відомий як HelloSign, — це платформа для електронного підпису та управління цифровими транзакціями. Вона включає такі функції, як відстеження підписів, історія підписів, підписання документів та дотримання нормативних вимог.
Dropbox Sign дозволяє отримувати юридично обов’язкові електронні підписи. Цей інструмент, що належить компанії Dropbox, допомагає клієнтам швидше укладати угоди, оперативно обробляти термінові документи, швидко наймати нових співробітників тощо.
Dropbox Sign є зручним рішенням для фрілансерів, що дозволяє їм легко відправляти документи клієнтам для підписання. Платформа є надійною, підтримує інтеграції, можливості персоналізації та інші корисні функції.
Dropbox Sign підходить як для приватних користувачів, так і для великих компаній. Додаток підтримується на всіх пристроях, що дозволяє використовувати його в будь-якому місці. Платформа доступна понад 20 мовами та інтегрується з такими інструментами, як Salesforce, Slack, HubSpot та іншими, що спрощує робочі процеси та комунікацію.
Dropbox Sign дозволяє:
- Безпечно збирати електронні підписи за допомогою шифрування даних.
- Швидко укладати угоди за допомогою автоматизованих процесів підписання.
- Автоматизувати процеси, покращувати відповідність вимогам та керувати ризиками за допомогою функцій штучного інтелекту.
- Направляти документи відповідним співробітникам для управління внутрішніми робочими процесами.
- Створювати та редагувати контракти за допомогою багаторазових, налаштовуваних шаблонів.
- Перейти від паперового документообігу до цифрового, зберігаючи ресурси.
Dropbox Sign пропонує безкоштовний план з основними функціями та трьома запитами на підпис щомісяця, що робить його привабливим варіантом для користувачів з невеликими обсягами підписання.
Функціональні можливості Dropbox Sign
Dropbox Sign пропонує широкий набір функцій, що роблять його привабливим вибором для користувачів і організацій. Основна увага приділяється спрощенню процесу підписання документів.
#1. Шаблони
Ви можете перетворити часто використовувані документи на шаблони Dropbox Sign, щоб спростити кожен запит на підпис. Створення шаблонів дозволяє форматувати документи за лічені хвилини, що робить процес надсилання швидким і зручним.
Процес створення шаблону складається з чотирьох простих кроків:
- Завантажте документ, наприклад, угоду про нерозголошення або W2, який використовується багаторазово.
- Визначте, хто буде підписувати документ, призначивши ролі, такі як клієнт, власник бізнесу, працівник або орендар.
- Розмістіть поля підпису у відповідних місцях для кожної ролі.
- Збережіть шаблон для повторного використання, що дозволить швидко надсилати документи без зайвих повторень.
Ця функція дозволяє автоматизувати процеси, спростити масове надсилання документів та підготувати їх до негайного підписання.
#2. Редагування документів
Редактор документів дозволяє додавати поля у ваші документи, щоб підписант міг заповнити необхідну інформацію. Dropbox Sign пропонує унікальні функції навігації, що спрощують процес.
Крім того, Dropbox Sign дозволяє персоналізувати інтерфейс, додавши логотип компанії, слоган, налаштувати ім’я відправника та підпис електронної пошти. Це допомагає зміцнити бренд та покращити комунікацію зі стейкхолдерами.
#3. Надсилання документів
Dropbox Sign пропонує кілька способів надсилання документів, включаючи завантаження CSV-файлу, який генерує посилання для підпису, або файлу для масових та персональних підписів.
При надсиланні документів електронною поштою можна налаштувати назву документа, запросити вкладення, налаштувати повідомлення для підписантів та вказати копію отримувача.
#4. Підписання та зберігання документів
Dropbox Sign надає функцію “Далі”, яка автоматично перенаправляє одержувача до наступного поля для підпису, спрощуючи процес.
Для ефективного зберігання документів Dropbox Sign використовує хмарну платформу, що дозволяє легко отримувати доступ до них у будь-який час.
#5. Безпека
Dropbox Sign відповідає всім необхідним вимогам безпеки та законодавчим нормам, використовуючи шифрування SSL, двофакторну аутентифікацію, відповідність нормам міжнародного права, HIPAA, ESIGN та безпечне зберігання документів. Для відстеження змін у документах надаються аудиторські звіти.
#6. Інтеграції та API
Dropbox Sign підтримує інтеграції з багатьма інструментами та API, що допомагає оптимізувати робочі процеси. Користувачі можуть створювати власні програми, використовуючи функціональні можливості Dropbox Sign.
#7. Підтримка клієнтів
Dropbox Sign забезпечує якісну підтримку клієнтів через чат і електронну пошту. Підтримка доступна 24/7, також надається інформація про стан програми та оновлення платформи.
Що таке DocuSign?
DocuSign, заснований у 2003 році, є одним із перших додатків для електронного підпису. Платформа має понад мільйон клієнтів, доступна 44 мовами та підтримує інтеграції з 400 різними інструментами.
DocuSign ефективно збирає та керує документами, надає журнали аудиту та оптимізує робочі процеси. Платформа дозволяє легко надсилати, нотаріально засвідчувати та підписувати цифрові документи. Можна автоматизувати завдання, посилити відповідність та керувати ризиками за допомогою функцій динамічного штучного інтелекту.
DocuSign пропонує широкий спектр настроюваних шаблонів для створення та редагування контрактів. Платформа призначена для різних галузей та бізнес-секторів. DocuSign стане хорошим вибором, якщо вам потрібні документи для регулярного підписання, та ви готові платити за його використання.
Завдяки надійним інтеграціям DocuSign може бути інтегрований з іншими бізнес-інструментами для оптимізації робочих процесів. Платформа забезпечує 99,99% безвідмовну роботу, і понад 180 країн використовують її для підписання угод.
DocuSign надає зручний мобільний додаток і підтримку браузера, що дозволяє переглядати та підписувати договори в будь-якому місці.
DocuSign допомагає зменшити ручні завдання та оптимізувати процеси надсилання, підписання та керування документами, що робить його цінним інструментом для компаній.
Функціональні можливості DocuSign
DocuSign пропонує широкий набір функцій, що допомагають середнім і великим компаніям миттєво зберігати та редагувати документи. Функції, такі як шаблони, аудиторські звіти, особисте підписання, багатостороннє підписання та юридично обов’язкові підписи дозволяють автоматизувати процеси та звільнити вас від ручної роботи.
Розглянемо деякі з цих функцій детальніше:
#1. Створення документа
DocuSign обробляє понад мільйон документів щодня. Платформа пропонує:
- Розширену підтримку різних типів файлів, таких як Microsoft Excel, Word, PowerPoint, .pdf, .doc, .xls, .txt, .xlsx, .docx.
- Перетворення PDF-форм, автоматично розпізнаючи поля підпису.
- 20+ стандартних і користувацьких тегів та полів для направлення підписантів у потрібні місця.
- Можливість завантажувати зображення безпосередньо в документ.
DocuSign також пропонує інтеграцію хмарного сховища, автоматичне розміщення тегів та інші розширені можливості.
#2. Поля даних
Розширені можливості перевірки полів DocuSign автоматизують бізнес-логіку та спрощують процес для підписантів. Ви можете інтегрувати DocuSign з іншими програмами для попереднього заповнення форм.
- Повна функціональність форм, включаючи прапорці, теги, що випадають, текстові поля, валютні поля, числові поля, перемикачі.
- Зв’язування полів з даними сторонніх служб для автоматичного оновлення інформації в документі.
- Перевірку даних, щоб мінімізувати помилки при введенні даних, з обмеженням типу введених даних.
- Форматування та логіку полів: використання умовних полів для відображення даних, обчислення значень на основі вхідних даних, захист даних за допомогою заблокованих полів і синхронізація пов’язаних полів.
- Розмітку полів і документів: редагування полів, зміна ініціалів, відстеження всіх змін за допомогою історії транзакцій.
#3. Робочий процес підписання
DocuSign дозволяє вказувати кількість підписантів, призначати їм різні ролі та керувати доступом, контролюючи кожен крок процесу.
Функції включають послідовну, паралельну та змішану маршрутизацію, масове надсилання, дозволи одержувачів, нагадування та сповіщення, видимість документів і шаблони.
#4. Автентифікація підписувача
DocuSign надає кілька рівнів автентифікації, щоб переконатися, що підписанти є справжніми, підвищуючи безпеку процесу.
Підтримка включає автентифікацію на основі електронної пошти, коду доступу, SMS, телефону, знань, ідентифікатора та сторонню автентифікацію.
#5. Досвід надсилання та підписання
DocuSign спрощує процес надсилання та підписання документів, дозволяючи клієнтам підписувати їх за лічені хвилини.
Функції включають адаптивне підписання, сповіщення через SMS, підписання в автономному режимі, мобільні програми, спільний доступ, брендування.
#6. Звітність
DocuSign пропонує потужні звіти, що забезпечують чітку видимість облікового запису. Бізнес-статистика доступна в реальному часі з можливістю експорту даних та створення запланованих звітів. Функціонал включає статус в реальному часі, статистику підписання, експорт даних, документи, звіти про облікові записи.
DocuSign також пропонує широкий спектр інших функцій, таких як відповідність, додаткові послуги, архівування документів, безпека, міжнародне адміністрування та політики паролів.
Dropbox Sign проти DocuSign
Обидва інструменти для електронного підпису забезпечують схожі результати. Основні відмінності між ними полягають у їхніх функціях, ціні та підтримці. Розглянемо ключові відмінності:
| Dropbox Sign | DocuSign |
| Інтеграція доступна у вищих планах | Інтеграція доступна у будь-якому плані |
| Стандартні функції | Розширені функції |
| Більше підходить для малого бізнесу | Більше підходить для середнього та великого бізнесу |
| Дешевше | Дорожче |
| Обмежена кількість шаблонів | Шаблони для багаторазового використання |
| Немає опції управління контактами | Можливість управління контактами |
| Немає можливості порівняння документів | Можливість порівняння документів |
| Немає планування часу обміну файлами | Планування часу надсилання файлів |
| Користувачі можуть надсилати та підписувати документи 22 різними мовами | Можливість надсилати документи 14 мовами, а підписувати 44 |
| Надсилання великому списку одержувачів одним кліком у вищих планах | Автоматичне надсилання електронних листів та унікальних документів після імпорту списку одержувачів |
| Електронна та веб-підтримка | Електронна пошта, телефон і веб-підтримка |
Підсумки
Dropbox Sign і DocuSign — це потужні інструменти для електронного підпису, кожен з яких має свої переваги для різних типів бізнесу. Dropbox Sign є відмінним вибором для малого бізнесу завдяки своїй доступності та стандартним функціям. DocuSign підходить для великих компаній з розширеними потребами.
Щоб визначити, який інструмент підходить саме вашому бізнесу, рекомендується випробувати їх самостійно. Обидві платформи пропонують безкоштовні пробні версії, що дозволяє швидко розпочати роботу та зробити правильний вибір.
Далі ви можете дізнатися, як додати підпис до документа Word.