Стандартний інтерфейс створення електронного листа зазвичай містить поля “Кому”, “Відправник” і “Тема”. Крім того, часто можна зустріти поля “Копія” (CC) та “Прихована копія” (BCC). Ці два поля не є обов’язковими для заповнення, тобто можна відправити листа, не вказуючи в них жодних адрес. Зазвичай вони можуть бути приховані в інтерфейсі за замовчуванням.
Копія (CC) та Прихована копія (BCC)
Поля “Копія” (CC) і “Прихована копія” (BCC) використовуються для введення однієї або кількох адрес електронної пошти. Коли ви відправляєте повідомлення, його отримують всі адресати, вказані у полях “Кому”, “Копія” та “Прихована копія”.
Абревіатура “CC” розшифровується як “Carbon Copy”, а “BCC” – “Blind Carbon Copy”. Термін “копія” походить від стародавнього методу створення копій за допомогою копіювального паперу. Копіювальний папір – це аркуш, вкритий чорнилом, який розміщується між двома листами паперу. Коли ви пишете на верхньому аркуші, зображення автоматично переноситься на нижній аркуш завдяки копіювальному паперу.
Важливо розуміти, що CC та BCC не відправляють окремі повідомлення. Усі отримувачі отримують одне й те саме повідомлення в одному ланцюжку.
Відмінності між CC та BCC
Адреси електронної пошти, введені в поле “Копія” (CC), є видимими для всіх одержувачів повідомлення. Якщо ви додаєте когось у поле “Копія”, одержувачі, вказані у полі “Кому”, бачитимуть усіх, хто також включений до поля “Копія”.
Натомість адреси електронної пошти, введені в поле “Прихована копія” (BCC), нікому не відображаються. Вони є “сліпими” або прихованими. Якщо вам потрібно надіслати листа комусь, але також включити ще когось у список одержувачів непомітно для інших, поле “Прихована копія” стане в нагоді.
Правила етикету електронної пошти: Використання CC
Не існує чітких правил щодо використання CC та BCC, але існують певні правила етикету, яких слід дотримуватись під час використання цих полів. Нехтування цими правилами може призвести до напруження стосунків на роботі.
Поле “Копія” (CC) слід використовувати у випадках, коли:
- Ви хочете тримати когось в курсі подій, але не очікуєте від нього відповіді.
- Ви вважаєте, що інформація у повідомленні може бути корисна людині в майбутньому.
- Повідомлення адресоване спільному керівнику.
- Повідомлення адресоване керівнику/менеджеру для вас та іншої особи, якщо ви працюєте у різних відділах/секціях. Це особливо корисно, якщо керівник/менеджер вимагає документального підтвердження розподілу роботи між відділами.
Не слід використовувати поле “Копія” (CC) для:
- Інформування керівника, якщо в цьому немає потреби.
- Використання повідомлень як документації про виконану роботу.
- Спроб довести свою правоту.
Суперечливе використання “Копія” (CC):
Не варто без потреби додавати людей у копію, включаючи їх до повідомлення, якщо в цьому немає необхідності. Однак, якщо ви підозрюєте, що колега не виконає своїх зобов’язань, якщо його керівник не буде включений до повідомлення, ви можете додати його до списку одержувачів.
Також доречно використовувати “Копія” (CC), якщо керівник вимагає підтвердження вашої роботи.
Правила етикету електронної пошти: Використання BCC
Використання “Прихованої копії” (BCC) часто означає, що ви “підслуховуєте” когось. Тому слід використовувати її обережно. Коли ви додаєте людей до поля “Прихована копія”, ніхто інший не бачить цього. Це можна порівняти з таємним записом зустрічі або дозволом комусь підслуховувати розмову.
BCC слід використовувати помірно і з обережністю. Іноді виникають ситуації, коли її використання виправдано, і це буде очевидно. Загалом, не приховуйте адресатів електронних листів, натомість використовуйте поле “Копія” (CC).
Підсумки
Поле “Прихована копія” (BCC) приховано, тому ніхто не дізнається, що ви його використовували. Поле “Копія” (CC), навпаки, є відкритим, і його використання є очевидним. Одержувачі бачитимуть, чи були вони додані до поля CC або BCC. Пам’ятайте, що люди, яких ви приховали, можуть скористатися кнопкою “Відповісти всім”, тому будьте обережні.