Що це таке та як зменшити пов’язані з цим ризики?

Тіньові ІТ сьогодні стають все більш поширеними в організаціях по всьому світу, оскільки з’являються нові та вдосконалені технології та інструменти, які стають легкодоступними.

Уявіть собі: хоча ви старанно дотримуєтеся всіх протоколів, у стінах вашої організації тихо процвітає паралельний світ технологій. Це називається shadow IT.

Це передбачає використання співробітниками неавторизованих інструментів для виконання завдань, що може підвищити їх продуктивність і ефективність, але також включає вразливі місця та ризики, як-от порушення даних, проблеми з відповідністю та операційні ускладнення.

Тому під час впровадження цих дій на практиці життєво важливо знайти правильний баланс між впровадженням нових ідей і забезпеченням безпеки.

У цій статті я детально обговорю тіньові ІТ, чому це відбувається, потенційні ризики, а також те, як їх виявити та зменшити, щоб забезпечити безпеку.

Давайте розпочнемо!

Що таке Shadow IT?

Тіньові ІТ – це використання технологій, інструментів і програмних рішень відділами та співробітниками організації без відома ІТ-відділу чи отримання від нього офіційного дозволу.

Простіше кажучи, це схоже на використання додатків або програм, які ваша компанія не схвалила для виконання завдань, пов’язаних із компанією. Тіньові ІТ можуть виникнути через потреби окремих співробітників або відділів, які не задоволені наявними ІТ-системами. Вони можуть вважати певні інструменти більш зручними або корисними для виконання своїх завдань.

Припустімо, що ви використовуєте програму обміну файлами для спільної роботи над проектом, оскільки вона зручна для користувача, навіть якщо ваша компанія має іншу затверджену платформу для цієї мети. Це тіньові ІТ у дії.

Хоча це може здаватися нешкідливим або забезпечувати кращу продуктивність, використання цих інструментів може мати значні наслідки. Оскільки вони не перевірені вашою ІТ-командою, вони можуть мати вразливі місця або не мати належних заходів безпеки. Це може призвести до розкриття даних, потенційних порушень чи інших кібератак.

Тому важливо розуміти тіньові ІТ, з’ясувати, чи хтось практикує це у вашій організації, і якнайшвидше пом’якшити це, щоб підтримувати безпечне цифрове середовище у вашій організації.

Причина Shadow IT

Деякі співробітники та відділи використовують тіньові ІТ з кількох причин, які спочатку здаються приємними, але можуть мати серйозні наслідки для ІТ-інфраструктури вашої організації та безпеки даних.

Ось кілька причин для створення тіньових ІТ:

Незнайомі процеси

Іноді офіційні шляхи отримання нових інструментів у компанії можуть бути досить складними та трудомісткими. Цілком зрозуміло, що працівники, які зосереджені на ефективності, можуть розчарувати це.

У результаті вони можуть звернутися до тіньових ІТ і почати використовувати інший інструмент, який служить цілям, але без офіційного схвалення. Вони використовують цей ярлик для вирішення проблем і підвищення продуктивності, навіть якщо це супроводжується потенційними ризиками для безпеки.

Особливі потреби

Різні відділи компанії мають різні потреби, які затверджені програмні рішення не можуть задовольнити. Це все одно, що намагатися влізти в чужу сукню.

Коли працівники стикаються з такою ситуацією, це може призвести до розчарування та втрати продуктивності. У результаті вони можуть самостійно шукати інструменти, які ідеально відповідають їхнім потребам. Зрештою, вони таємно використовують програмне забезпечення, яке їхня компанія офіційно не визнає та не схвалює.

Простота використання

Припустімо, ви знайшли надзвичайно простий у використанні інструмент, як-от додаток для смартфона. Якщо він доступний в Інтернеті, працівники можуть схопитися за першу ж можливість скористатися ним, навіть якщо він офіційно не схвалений.

Це пояснюється тим, що його швидко та зручно використовувати для виконання завдання – схоже на те, щоб скоротити шлях через задній прохід замість того, щоб слідувати головною дорогою.

Прогалини в продуктивності

Іноді співробітники бачать, як вони могли б працювати краще або швидше, але схвалені компанією інструменти не зовсім допомагають. Тут на допомогу приходять тіньові ІТ.

Вони можуть почати використовувати інші інструменти, які знайдуть самі, думаючи, що це допоможе їм краще виконувати свою роботу. Заковика в тому, що ці інструменти можуть бути небезпечними.

Незнання Політики

Правила та вказівки компанії можуть бути легко пропущені навіть найкращими працівниками. Крім того, деякі співробітники можуть не знати про певні ІТ-політики, тож шукають рішення самостійно. Це все одно, що намагатися полагодити щось вдома, не прочитавши попередньо інструкцію з експлуатації.

Перевага знайомим інструментам

Подумайте про використання ваших улюблених інструментів на роботі, тих, до яких ви дійсно звикли. Деякі працівники можуть використовувати системи чи інструменти зі своєї минулої роботи чи особистого життя на своїй поточній роботі, не усвідомлюючи, що ці інструменти можуть бути небезпечними. Це очевидно у випадку організацій, які використовують політики BYOD.

Тиск для доставки

Коли наближається стислий термін, співробітники можуть відчути бажання завершити свої завдання якомога швидше. Цей тиск може змусити їх знайти та використовувати інструменти, які, на їхню думку, допоможуть їм швидше досягти цілей, навіть якщо ці інструменти офіційно не дозволені.

Відсутність навчання

Якщо компанія представляє нові інструменти, але не показує співробітникам, як ними правильно користуватися, це все одно, що подарувати комусь новий гаджет без інструкції. У цьому випадку співробітники можуть повернутися до інструментів, які вони вже знають, навіть якщо вони офіційно не санкціоновані.

Ризики та наслідки тіньових ІТ

Використання тіньових ІТ спочатку може здатися зручним, але воно несе в собі ризики та наслідки, які можуть суттєво вплинути на вашу організацію.

Порушення даних

Коли працівники використовують несхвалені інструменти, зростає ймовірність витоку даних. У таких інструментах можуть бути відсутні заходи безпеки, необхідні для захисту конфіденційної інформації.

Відсутність контролю

Shadow IT часто працює тихо без відома ІТ-відділів. Така відсутність видимості означає, що організації мають обмежений контроль і нагляд за програмним забезпеченням, яке використовується.

На жаль, це може призвести до різноманітних проблем, таких як невідповідності в управлінні даними, проблеми з відповідністю та навіть конфлікти із загальною ІТ-стратегією організації.

Проблеми сумісності

Різні інструменти, використані через тіньові ІТ, можуть бути несумісними один з одним або з існуючими системами організації. Це може створити проблеми інтеграції, перешкоджаючи співпраці та продуктивності. Це як використовувати шматочки пазла з різних наборів – вони просто не підходять один до одного.

Невідповідність нормативним вимогам

Багато галузей мають суворі правила та вказівки щодо конфіденційності та безпеки даних. Коли співробітники застосовують інструменти без відома ІТ-відділу, вони можуть випадково порушити ці правила. Результатом можуть бути солідні штрафи та зіпсована репутація.

Підвищені витрати

Привабливість безкоштовних або недорогих програм може бути спокусливою, але приховані витрати можуть додатися. ІТ-спеціалістам може знадобитися виділити ресурси для вирішення проблем із сумісністю, надання підтримки та забезпечення безпеки інструментів, про які вони навіть не знали. Це як купити бюджетну річ, яка зрештою коштує більше на ремонт і технічне обслуговування.

Втрата продуктивності

За іронією долі, найкращі інструменти, призначені для підвищення продуктивності, можуть закінчитися навпаки. Коли інструменти офіційно не підтримуються, співробітники витрачають час на вирішення проблем замість того, щоб зосереджуватися на своїх фактичних завданнях. Це як їздити по повороту, який займає більше часу, ніж головна дорога.

Пошкодження репутації

Уявіть, що через тіньові ІТ стався злом, і новина про інцидент поширюється. Репутація організації може постраждати. Клієнти, партнери та зацікавлені сторони можуть втратити довіру, що вплине на ділові відносини та майбутні можливості.

Проблеми з усуненням несправностей і підтримкою

Коли співробітники використовують різні інструменти без відома ІТ-спеціалістів, це може створити проблеми з усуненням несправностей і наданням якісної підтримки. Якщо виникають проблеми, ІТ-відділ може не мати досвіду чи ресурсів, щоб забезпечити ефективну підтримку цих неавторизованих інструментів. Це може призвести до тривалих простоїв, розчарування співробітників і затримок проектів.

Втрата централізованого керування даними

В офіційних ІТ-налаштуваннях керування даними централізовано, що забезпечує послідовність, безпеку та точність. Завдяки тіньовим ІТ дані можуть бути розпорошені між різними інструментами, платформами та пристроями. Ця втрата централізованого контролю може призвести до плутанини, помилок і навіть юридичної відповідальності, якщо точні записи не ведуться.

Методи виявлення тіньових ІТ

Виявлення тіньових ІТ у вашій організації має вирішальне значення для підтримки безпеки даних і операційного контролю. Ось кілька ефективних методів виявлення тіньових ІТ:

#1. Регулярні аудити

Щоб переконатися, що технологічний ландшафт організації відповідає затвердженим інструментам, ви повинні проводити періодичні аудити.

Порівнюючи список поточного програмного забезпечення з офіційно дозволеним, ви можете виявити розбіжності або несхвалені програми. Ці перевірки служать профілактичним заходом для підтримки контролю над технологічним середовищем і запобігання використанню неавторизованих інструментів, які можуть поставити під загрозу безпеку та відповідність.

#2. Опитування користувачів

Опитування користувачів — це прямий спосіб залучити співробітників до розуміння технологічних рішень, які вони використовують щодня. Ці опитування надають цінну інформацію для виявлення випадків тіньових ІТ, коли співробітники використовують програмне забезпечення, яке не розпізнається ІТ-відділом.

#3. Моніторинг мережі

Моніторинг мережі передбачає уважне спостереження за потоком даних у мережевій інфраструктурі організації. ІТ-команди можуть виявити різне несанкціоноване програмне забезпечення або інструменти, звернувши пильну увагу на будь-які нерегулярні або несподівані шаблони в мережевому трафіку.

#4. Моніторинг кінцевих точок

Моніторинг кінцевих точок — це процес, який включає встановлення спеціалізованого програмного забезпечення для моніторингу на пристрої співробітників. Це програмне забезпечення може легко відстежувати та записувати всі інструменти та служби, встановлені на пристроях співробітників.

Порівнюючи зареєстровані заявки з затвердженим списком організації, можна виявити відхилення.

#5. Аналіз журналів доступу

Аналіз журналів доступу передбачає ретельний перегляд записів, як-от несанкціоновані інструменти, особи, які їх використовують, і час кожного доступу.

#6. Моніторинг хмарних служб

Сьогодні хмарні технології забезпечують легкий доступ до різноманітних інструментів, яким співробітники можуть віддати перевагу через легкість і зручність. Ось чому моніторинг хмарних служб є вирішальним. Це передбачає виконання заходів моніторингу, таких як відстеження та виявлення, за допомогою хмарних служб та інструментів.

#7. Співпраця IT та HR

Співпраця між ІТ-відділом і відділом кадрів (HR) є надзвичайно важливою, особливо під час процесу адаптації нових співробітників.

Спільно керуючи впровадженням технологій, обидва департаменти можуть гарантувати, що нові працівники будуть оснащені схваленими компаніями програмами, пристроями, послугами та політиками.

#8. Виявлення аномалій поведінки

Аномалії поведінки – це відхилення від типових моделей використання технологій. Використовуючи інструменти на основі штучного інтелекту, організації можуть аналізувати ці аномалії, щоб виявити будь-яку незвичну поведінку, яка може свідчити про наявність тіньових ІТ.

Як зменшити тіньові ІТ-ризики?

Пом’якшення тіньових ІТ-ризиків вимагає проактивних кроків, щоб відновити контроль над технологічним ландшафтом вашої організації.

Ось кілька ефективних стратегій, які варто розглянути:

Очистіть ІТ-політику

Створення чітких і комплексних ІТ-політик є наріжним каменем управління тіньовими ІТ-ризиками. У цих політиках має бути чітко перераховано програмне забезпечення та програми, офіційно схвалені для використання в організації.

Переконайтеся, що ці політики є легкодоступними для кожного працівника, який використовує такі платформи, як інтранет компанії або спільні бази даних.

Роблячи ці вказівки доступними, ви надаєте співробітникам знання про те, які інструменти підлягають санкціям, а які потрапляють у сферу тіньових ІТ.

Тіньові ІТ-майстерні

Тіньові ІТ-семінари – це інформаційні сесії, спрямовані на інформування співробітників про можливі ризики використання неавторизованих інструментів і їх наслідки.

Ці семінари пропонують цінну інформацію про безпеку, відповідність і операційні наслідки тіньових ІТ, дозволяючи співробітникам приймати обґрунтовані рішення, запобігаючи нещасним випадкам.

Освіта та навчання

Для підвищення обізнаності про ризики, пов’язані з тіньовими ІТ, вкрай важливо періодично проводити тренінги для співробітників.

Розповідаючи співробітникам про можливі вразливості системи безпеки, витоки даних і порушення нормативних документів, які можуть виникнути внаслідок використання неавторизованих інструментів, вони зможуть краще зрозуміти наслідки в реальному житті. Важливо навести конкретні приклади, що ілюструють такі наслідки.

Крім того, важливо сприяти прийняттю схвалених інструментів і підкреслювати їхній внесок у підтримку цілісності даних, безпеки та загального здоров’я екосистеми організаційних технологій.

Спільний підхід

Прийняття підходу співпраці має важливе значення, коли ІТ тісно співпрацюють з різними відділами. Це означає активне залучення працівників до обговорення технологій, отримання повного розуміння їхніх конкретних потреб і врахування їхніх відгуків у процесах прийняття рішень.

Залучення працівників розвиває почуття власності над технологічним ландшафтом, гарантуючи, що схвалені інструменти відповідають їхнім функціональним вимогам. Такий підхід не тільки зменшує спокусу покладатися на тіньові ІТ, але й розвиває культуру відповідальності та підзвітності у використанні технологій.

Затверджене сховище програмного забезпечення

Створіть централізоване сховище, що містить офіційно схвалені програмні засоби та програми, які задовольняють різні потреби організації. Це сховище повинно бути легкодоступним для співробітників, слугуючи надійним джерелом, коли їм потрібні спеціальні інструменти для виконання завдань.

Пропонуючи вибір попередньо перевірених інструментів, співробітники з меншою ймовірністю шукатимуть несанкціоновані альтернативи.

Швидка ІТ-підтримка

Переконайтеся, що ІТ-підтримка є легкодоступною та відповідає на проблеми працівників, пов’язані з технікою. Коли працівники стикаються з проблемами або потребують допомоги з авторизованими інструментами, швидке та ефективне рішення ІТ-відділу є важливим.

Швидка підтримка зменшує ймовірність того, що співробітники шукатимуть альтернативні, несхвалені рішення через розчарування. Швидко задовольняючи їхні потреби, ви створюєте середовище, у якому співробітники відчувають підтримку та менш схильні до тіньових ІТ.

Приймайте хмарні рішення

Використовуючи та просуваючи схвалені хмарні рішення, які є передовими та добре служать своїм цілям, ви зможете краще контролювати свою технологічну екосистему, а також враховуватимете вподобання користувачів.

Коли співробітники знаходять офіційні хмарні служби зручними для користувачів і відповідають їхнім завданням, вони з меншою ймовірністю будуть досліджувати будь-які несхвалені хмарні програми.

Механізм зворотного зв’язку

Заохочуйте відкрите спілкування між співробітниками та ІТ-відділом, створюючи систему зворотного зв’язку. Дайте співробітникам можливість запропонувати нові інструменти або технології, які могли б покращити їхні робочі процеси. Це допоможе вам отримати цінну інформацію про те, чого потребують і віддають перевагу співробітники.

Цей інтерактивний підхід сприяє інноваціям, одночасно зменшуючи спокусу використання неавторизованого програмного забезпечення (Shadow IT).

Висновок

Щоб захистити дані, операції та репутацію вашої організації, вкрай важливо розуміти ризики, пов’язані з тіньовими ІТ, і усунути їх.

Для цього регулярно виявляйте випадки тіньових ІТ, виконуючи регулярні аудити, опитування, використовуючи інструменти моніторингу та аналізуючи журнали. Крім того, запровадьте стратегії пом’якшення, як-от визначення чіткої ІТ-політики, навчання співробітників і підтримка сховища затвердженого програмного забезпечення.

Впроваджуючи ці стратегії, ви не тільки можете запобігти ризикам безпеки та відповідності вимогам, але й розвивати технологічно орієнтовану культуру та стимулювати інновації в межах авторизованих інструментів. Зрештою, це сприяє створенню більш стійкого та безпечного організаційного ІТ-ландшафту.

Ви також можете ознайомитися з найкращим програмним забезпеченням для керування ІТ-аудитом.