Посібник і безкоштовні шаблони [2022]

Менеджери проектів мають просте завдання: вести проект і команду до кінця зі 100% успіхом.

Їм потрібно виконувати цю відповідальність, тримаючи в курсі всіх учасників і повідомляючи мету проекту як історію. Ось шаблон дорожньої карти проекту!

Дорожня карта проекту допомагає керівнику проекту представити зацікавленим сторонам бачення проекту з висоти пташиного польоту в легкому для розуміння форматі. Кінцева мета полягає в тому, щоб залучити всіх зацікавлених сторін без будь-яких сумнівів щодо основних етапів проекту, компонентів, бюджету та кінцевої мети.

Це просто оповідання, де ви спрощуєте технічні матеріали прикладами з реального життя. Наприкінці презентації зацікавлені сторони, менеджери або члени виконавчої команди мають чітко визначити очікування.

Будучи менеджером проекту, у вас є багато речей, про які потрібно турбуватися, і дорожня карта проекту не повинна бути ще однією. Ось чому різні досвідчені агенції з управління проектами та професіонали покладаються на готові до використання шаблони планів проектів. Продовжуйте читати, щоб знайти поглиблене обговорення дорожньої карти проекту та деяких професійних шаблонів, які ви можете використовувати.

Що таке дорожня карта в управлінні проектами?

Дорожня карта проекту — це простий для розуміння детальний огляд важливих компонентів будь-якого проекту високого рівня. Це неконфіденційний і доступний для загального перегляду ресурс, яким керівники проектів можуть поділитися з громадськістю або професійною групою, щоб швидко пояснити наступне:

  • Короткий знімок цілей проекту.
  • Ключові результати проекту.
  • Залежності завдань проекту.
  • Вирішальні віхи проекту.
  • Проектні ризики.

Використовуйте його, щоб передати історію проекту до та під час початку проекту. Вони дозволяють вам поділитися планами високого рівня, встановити належні очікування та підкреслити важливі компоненти майбутніх робіт проекту.

Важливість створення дорожньої карти проекту

Дорожня карта проекту – це легкий спосіб виразити цілі або завдання проекту. Іноді такі звіти можна налаштувати, щоб пояснити статус проекту та темпи прогресу. Знайдіть нижче важливість дорожньої карти проекту для будь-якого проекту:

#1. Управління очікуваннями зацікавлених сторін

Шаблон дорожньої карти проекту допоможе вам визначити правильні очікування серед власників проекту та зацікавлених сторін. Якщо ви коротко візуалізуєте витрати, ресурси та графік, ваші керівники зможуть допомогти вам визначити потреби вашого проекту.

  Що таке робоче замовлення? [+ 4 Templates]

#2. Легко передавайте цілі та плани

Дорожні карти проекту зазвичай представлені у візуальних форматах із оглядом високого рівня. Таким чином, це важливий документ для швидкої передачі важливої ​​інформації зацікавленим сторонам.

#3. Заохочуйте швидше приймати рішення

Дорожня карта вашого проекту чітко окреслює основні результати та цілі. Щоразу, коли ви стикаєтеся з конфліктом пріоритетів завдань під час проекту, зверніться до вихідного документа дорожньої карти проекту, щоб зрозуміти, яке завдання слід прискорити.

#4. Створення оновлених знімків проекту

Основним завданням дорожньої карти проекту є створення різних оновлених версій у міру просування проекту. Ви можете використовувати ці оновлені звіти, щоб просто представити статус проекту, який зможе зрозуміти аудиторія будь-якого рівня.

#5. Спілкуйтеся із зовнішніми командами

Дорожні карти проекту зазвичай не містять конфіденційної інформації про роботу. Таким чином, ви також можете передати документ зовнішнім сторонам, які беруть участь у проекті.

#6. Служить нагадуванням

Будь-який проект пов’язаний з ризиком зійти з курсу під час звичайних заходів. Однак ви повинні доручити своїй команді звернутися до дорожньої карти проекту, щоб повернути статус на правильний шлях.

Переваги дорожньої карти проекту

Довгий час дорожню карту проекту недооцінювали або недооцінювали, але тепер керівники проектів акцентують увагу на цьому ресурсі. Якщо ви використовуєте дорожню карту проекту під час планування проекту, ви отримуєте такі переваги перед конкурентами:

  • Встановлення відповідальності за проект
  • Розставте пріоритети та вирівняйте
  • Ефективно координуйтеся
  • Чітко візуалізуйте ролі
  • Уточніть цілі проекту

Компоненти типової дорожньої карти проекту

Дорожня карта вашого проекту має поміститися на одній сторінці. Отже, вам потрібно розумно вибирати компоненти для дорожньої карти проекту. До шаблону дорожньої карти проекту слід включити наступне:

  • По-перше, включіть огляд графіка проекту з необговореними термінами виконання.
  • Не пропускайте важливі етапи, яких має досягти ваша команда.
  • Дорожня карта також має висвітлювати розподіл бюджету та людських ресурсів у візуальному форматі.
  • Будь-які очікувані залежності завдань також мають бути виділені тут.
  • Документ дорожньої карти проекту повинен містити життєво важливі контакти, особливо для зовнішніх консультантів і постачальників.
  • Опишіть цілі, цілі та пріоритети як огляд високого рівня в кількох реченнях.

Нижче наведено кілька найкращих безкоштовних шаблонів планів проектів, якими ви можете скористатися.

Smartsheet

Smartsheet є відомим постачальником програмного забезпечення як послуги (SaaS) для управління роботою та віддаленої співпраці над проектами. Однією з останніх пропозицій є інтуїтивно зрозуміла і редагована дорожня карта проекту для професійних менеджерів проектів.

  Як використовувати iPad або iPhone як телесуфлер

Ви можете використовувати будь-який із шаблонів у цій веб-програмі та підтримувати його протягом усього проекту з метою оновлення. Ці формати легко доступні, оскільки Smartsheet дозволяє завантажувати відредагований шаблон у різних форматах, як-от Word, Excel, PowerPoint, Документи, Таблиці та Презентації.

Серед актуальних сьогодні готових шаблонів є:

  • Приклад дорожньої карти проекту для інформаційних технологій (ІТ)
  • Зразок дорожньої карти кількох проектів
  • Приклад дорожньої карти 3-річного проекту
  • Шаблон дорожньої карти проекту Agile

Крім того, доступ до шаблонів безкоштовний, оскільки ви можете спробувати платформу як пробну версію та завантажити потрібний вам документ. Крім того, якщо ви вважаєте платформу цінною для ваших проектів, ви також можете отримати повну підписку.

Хронологія офісу

Хронологія офісу є ще одним популярним місцем для якісних шаблонів планів проектів, які ви можете отримати безкоштовно. Інструмент допоможе вам перетворити складні дані керування проектом у чіткі плани проекту в Microsoft PowerPoint.

Ви можете легко представити документ дорожньої карти перед високоцінною аудиторією з повною впевненістю. Продумана візуальна структура дорожньої карти проекту на цьому інструменті легко запам’ятовується.

Доступні шаблони документів дорожньої карти включають:

  • Приклад дорожньої карти проекту
  • Шаблон дорожньої карти продукту
  • Шаблон дорожньої карти ІТ
  • Шаблон дорожньої карти стратегії/бізнесу
  • Шаблон дорожньої карти технологій

Наразі Office Timeline не пропонує пряме завантаження шаблонів дорожньої карти проекту для файлів Google Workspace, таких як Таблиці, Документи та Презентації. Але ви можете легко відкрити шаблони на платформі Google, оскільки вона дуже сумісна з файлами Microsoft Office.

Ага!

Ага! шаблони дорожньої карти продукту скорочують час персоналізації шаблонів. Скориставшись цими шаблонами, ви можете почати представляти плани проекту, цілі та огляди високого рівня за лічені хвилини. На даний момент є 16 документів, які можна безкоштовно завантажити, і ви можете налаштувати відповідно до свого проекту.

Не всі приклади дорожньої карти проекту однакові, тому ви повинні використовувати їх з розумом. Наприклад, деякі з них підходять для представлення бізнес-цілей проекту високого рівня. З іншого боку, деякі більше підходять для випусків продукту, пояснення особливостей проекту тощо.

Aha дозволяє завантажувати файли дорожньої карти у форматах Microsoft PowerPoint і Excel. Однак якщо вам потрібен спеціальний інструмент для розробки та візуалізації дорожньої карти проекту, ви можете підписатися на інструмент Aha.

Template.net

Template.net є ще одним надійним джерелом прикладів документів дорожньої карти проекту. Ви можете використовувати його безкоштовні приклади, щоб створити ефективну дорожню карту стратегічного проекту для свого бізнесу. Він надає доступ до різних типів документів дорожньої карти проекту, від креативної інфографіки до гнучкого управління проектами.

  Як перевірити, хто ретвітнув твіт

Однак цей сайт може бути не ідеальним для вас, якщо ви шукаєте високоякісні безкоштовні шаблони дорожніх карт. Наразі веб-портал пропонує лише два базові шаблони дорожньої карти проекту.

Слайт

Якщо ви не знаєте, з чого почати створення професійної дорожньої карти для майбутнього проекту, ви можете відвідати Слайт і перегляньте його безкоштовні шаблони. Шаблони виглядають чудово візуально та легко налаштовуються. Крім того, ви можете використовувати веб-програму Slite для редагування шаблону онлайн за допомогою віддаленого співавтора.

На відміну від інших шаблонних веб-сайтів, він не дозволяє просто завантажити формат Word або Docs для самостійного редагування. Натомість він відкриває безкоштовний шаблон у редакторі програми Slite, де ви можете використовувати різні компоненти для налаштування документа дорожньої карти проекту.

Безкоштовний шаблон на дисплеї містить різні сегменти, як-от заголовок дорожньої карти, місія команди, фон проекту, візуалізація квартальної дорожньої карти за допомогою діаграми Ганта та огляд дорожньої карти. Тому ви можете легко персоналізувати ці розділи, оскільки вони не потребують пояснень.

Крім того, ви також можете прикріпити файли з Диска Google, щоб доповнити документ дорожньої карти додатковими файлами проекту з хмари. Після завершення редагування ви можете роздрукувати документ або експортувати його як PDF-файл.

Заключні слова

Дорожня карта проекту, яку ви представляєте, має відображати загальну картину проекту. Це не просто детальна розбивка проектних ресурсів, завдань або витрат. Зацікавлені сторони отримали діаграми Ганта або інше програмне забезпечення для управління проектами, щоб візуалізувати ці деталі.

Ви можете використовувати будь-який із наведених вище шаблонів дорожньої карти проекту, щоб створити професійну дорожню карту, яка стане доповненням до оригінального плану проекту. Дорожня карта вашого проекту також буде простою та лаконічною, якщо ви використовуєте шаблони замість того, щоб створювати їх з нуля.

Ви можете скористатися цими інструментами, щоб створювати чудові діаграми Ганта для своїх проектів і випереджати графік.