У світі бізнесу, незалежно від його масштабу, угоди є основою функціонування. Контракти, що мають юридичну силу, встановлюють, визначають та регулюють права та обов’язки сторін, що їх укладають.
Практика використання контрактів сягає глибокої давнини, ще до початку індустріалізації та розквіту капіталізму. Вже за часів королівств та імперій, угоди регламентували умови співпраці, і сторони були зобов’язані дотримуватися цих домовленостей.
Хоча час ішов, а світ зазнавав значних змін, фундаментальні принципи контрактів залишалися незмінними. Управління контрактами – це процес, що охоплює всі етапи життя угоди, від її ініціювання до виконання сторонами та остаточного завершення.
Оскільки контракти є багатогранними, управління ними включає різні рівні та стадії, що відображають кожен аспект угоди. Важливими елементами управління контрактами є аналіз ефективності для досягнення максимальних операційних та фінансових результатів, а також ідентифікація та мінімізація фінансових та репутаційних ризиків, пов’язаних з недотриманням умов контракту.
Основи управління контрактами
Для ефективного управління роботою та залученими до контракту людьми, команда повинна мати чітке розуміння завдань, необхідних ресурсів та часових рамок. Це розуміння є ключовим для успішного управління контрактами.
Переваги управління контрактами
- Підтримка якості роботи: Управління контрактами зосереджується на підтримці високої якості виконаних робіт. Це гарантує, що роботи виконуються ефективно, вчасно, а ресурси використовуються з максимальною віддачею. Компанія отримує найкраще співвідношення ціни та якості від кожного укладеного контракту завдяки виявленню та зменшенню фінансових і репутаційних ризиків.
- Покращений контроль над проєктом: Управління проєктами відіграє вирішальну роль на початковому етапі. Завдяки цьому процес стартує належним чином.
- Збільшення прибутку: Ефективне управління контрактами сприяє збільшенню прибутку двома шляхами. По-перше, компанія стає більш конкурентоспроможною та виграє більше контрактів. По-друге, підвищення якості роботи дозволяє отримувати вищу оплату за її виконання.
Управління контрактами vs. Адміністрування контрактів
Управління контрактами охоплює весь життєвий цикл угоди, від її зародження до припинення. Натомість, адміністрування контрактів зосереджується на процесах, пов’язаних з розробкою контракту між сторонами. Цикл адміністрування завершується після узгодження та підписання контракту. Управління контрактом починається після цього моменту і триває до розірвання угоди.
Адміністратори контрактів стежать за тим, щоб обидві сторони були задоволені умовами укладеної угоди. Керівники ж, відповідають за дотримання всіх пунктів контракту усіма сторонами.
Етапи управління контрактами
Управління контрактами – це не лише підписання угоди. Це комплекс дій, що направляють та вдосконалюють процеси для кожного етапу угоди. Це стає можливим завдяки чіткості та ретельній опрацьованості контракту.
Етап створення
Планування відіграє ключову роль у досягненні успіху будь-якої стратегії. Ефективний менеджер завжди ретельно планує проєкт. Етап створення в управлінні контрактами включає розробку гнучкого плану дій, що враховує різні непередбачені обставини.
Етап створення є початковим кроком у процесі управління контрактами. На цьому етапі проводиться оцінка потреб та ресурсів компанії. Включає в себе обговорення основних елементів контрактної стратегії. Це робить наступні кроки точними та надійними, а також забезпечує готовність до імпровізації в разі виникнення непередбачених ситуацій. Особливості, на які варто звернути увагу під час планування:
- Типи контрактів, які підлягають управлінню
- Стандарти, що застосовуються в угодах
- Розподіл відповідальності на кожному етапі
- Вимоги до оптимального виконання робіт
- Потенційні проблеми/вузькі місця на кожному етапі та шляхи їх вирішення
- Ресурси, необхідні для реалізації контрактної стратегії
Етап створення закладає фундамент для всіх наступних етапів.
Етап співпраці
Етап співпраці настає після етапу створення, де було закладено основу для управління контрактами. Він допомагає в застосуванні цієї основи до нових та існуючих контрактів. Він також включає створення типових угод для різних ситуацій. Основне завдання керівників контрактів на цьому етапі – знайти баланс між потребами та мінімізацією ризиків.
Цей етап стає найпростішим для рутинних ситуацій. Менеджери вибирають відповідний тип контракту та вносять потрібну інформацію, не вносячи значних змін до документа. Однак, завдання ускладнюється в більш складних ситуаціях, коли потрібно створювати новий документ з нуля, дотримуючись відповідних стандартів та правил. Після попереднього узгодження контракт завершується за допомогою електронного підпису.
Етап підписання
Етап підписання є наступним важливим кроком в управлінні контрактами. На цьому етапі реалізуються стратегії, заплановані на попередньому етапі. Також впроваджується програмне забезпечення для управління контрактами, що допомагає у виконанні відповідних завдань. Програмне забезпечення також використовується для централізованого зберігання контрактів.
Програмне забезпечення для управління контрактами – це цифровий інструмент, що дозволяє користувачам відстежувати контракти на різних етапах їхнього життєвого циклу. Воно також допомагає компаніям в управлінні повідомленнями про оновлення, забезпеченні відповідності вимогам, отриманні електронних підписів та управлінні шаблонами контрактів.
Іншою важливою особливістю етапу впровадження є адаптація. Необхідно переконатися, що кожна зі сторін розуміє бачення та цілі контракту і задоволена інструментами, що використовуються.
Після завершення етапу впровадження та отримання електронних підписів обох сторін, настає етап передачі, де проводиться перевірка контракту на наявність помилок та недоліків. Підтверджуються всі ролі, обов’язки, віхи та цілі.
Етап відстеження
На цьому етапі всі цілі, викладені у контрактах, втілюються в життя. Потрібно приділяти особливу увагу всім умовам, викладеним в угоді, та регулярно відстежувати їх виконання, щоб переконатися, що все йде за планом.
Роль менеджерів на етапі виконання контракту полягає в тому, щоб гарантувати дотримання всіх умов. Вони відповідають за виявлення проблем та впровадження систем раннього попередження.
Менеджери можуть використовувати інформацію з етапу планування. Можна розробити список всіх пунктів контракту, які необхідно перевірити. Це не тільки гарантує, що жоден пункт не залишиться без уваги, але й дозволить швидко виявити відхилення між домовленостями та виконаною роботою.
Етап оновлення
Етап оновлення не є етапом у чистому вигляді. Однак, на нього варто звертати увагу після завершення контрактного етапу. Принципи стадії оновлення повинні застосовуватися в усіх точках процесу.
Етап поновлення в управлінні контрактами – це момент, коли вирішується питання про продовження чи розірвання контракту. Оскільки угоди можуть містити пункти про штрафні санкції чи дії за невиконання зобов’язань, важливо завчасно враховувати можливість припинення контракту при прийнятті інших рішень, пов’язаних з контрактом.
Поновлення передбачає оцінку виконання контракту та прийняття рішень, що включають продовження та внесення змін до контракту, за необхідності. Зацікавлені сторони повинні знати про дати припинення та поновлення та переконатися, що обидві сторони мають достатньо часу для збору інформації до укладання нової угоди.
Післяконтрактний етап
Післяконтрактний етап – це завершення контракту. Він настає після розірвання угоди. На цьому етапі перевіряється правильність оформлення всіх документів, виставляються або оплачуються фінальні рахунки та контракти архівуються.
Керівники контрактів часто проводять аналіз результатів контрактів для виявлення областей для вдосконалення у майбутніх угодах. Це дослідження надає цінну інформацію та знання, що сприяють покращенню результатів майбутніх контрактів.
Висновок
Ефективність контракту залежить від того, хто ним керує. Навіть найкращі умови в контракті не гарантують успіху, якщо його виконання не контролюється належним чином. Тому вкрай важливо дотримуватися рекомендацій, щоб отримати максимальну вигоду від своїх контрактів.
Також, можливо вам знадобиться інформація про те, де можна знайти шаблони юридичних документів для ваших контрактів.