Останнім часом концепція віддаленої роботи набула значного поширення. Підприємства охоплюють ідею використання глобального резерву талантів і надання своїм співробітникам більшої гнучкості в організації роботи.
Але, як ми всі погоджуємося, керування віддаленими командами – це не прогулянка в парку! Це несе власний набір проблем, які можуть перешкоджати продуктивності та співпраці.
Отже, давайте поговоримо про ці проблеми, з якими стикаються компанії під час керування віддаленою командою, і про те, як їх безпосередньо вирішити за допомогою різних програмних рішень. готовий Ось і ми!
Жодного нагляду чи подальшого виконання завдань
Це важко, правда? У традиційному офісі менеджери можуть уважно стежити за прогресом своєї команди та вирішувати будь-які проблеми на місці. Але з віддаленою роботою цей рівень нагляду часто зникає.
Крім того, вашим віддаленим співробітникам може бути важко ефективно керувати своїм часом, що призведе до затримок і плутанини. Без структурованого нагляду та подальшого процесу посилюються непорозуміння та виклики, що впливає на якість і своєчасність результатів.
Рішення: щотижневе програмне забезпечення Stand Up
Щоб вирішити цю проблему, підприємства можуть використовувати технології та створювати віртуальне середовище, яке сприятиме регулярним перевіркам та оновленню статусу. Впроваджуйте щотижневе програмне забезпечення, наприклад Geekbot. Цей інструмент призначений для полегшення структурованого спілкування та співпраці між віддаленими членами команди.
Ключові особливості:
- Geekbot дозволяє членам команди надавати щоденні або щотижневі оновлення щодо своїх завдань, досягнень і блокпостів. Ці оновлення можна надсилати через зручний інтерфейс.
- Менеджери можуть налаштувати власні запитання, щоб збирати конкретну інформацію від членів команди під час кожної реєстрації. Це забезпечує відповідність оновлень цілям і пріоритетам команди.
- Члени команди можуть надсилати свої оновлення, коли їм зручно, враховуючи різні часові пояси та графіки роботи. Цей асинхронний підхід заохочує участь, не порушуючи індивідуальні робочі процеси.
Geekbot компілює надіслані оновлення та представляє їх у легкозасвоюваному форматі. Таким чином, менеджери отримують чіткий огляд прогресу виконання завдання, досягнень і викликів для всієї команди.
Постановка цілей
Ставлення чітких і досяжних цілей – це велика справа. Для віддалених організацій непорозуміння та двозначність можуть підняти голову, коли справа доходить до встановлення та відстеження цілей. Вам хотілося б знайти спосіб тримати всіх на одній сторінці, чи не так?
Але віддалені команди часто стикаються з проблемами, щоб досягти цього. У традиційних офісних умовах досягнення цілей проекту можна сприяти та відстежувати за допомогою особистих зустрічей, візуальних підказок і регулярних особистих взаємодій.
У той час як віддалені команди повинні покладатися на цифрові комунікаційні засоби для надсилання звітів про ефективність або передачі цілей проекту, що іноді може призвести до непорозумінь або відсутності ясності.
Рішення: програмне забезпечення для відстеження KPI
Компанії можуть використовувати програмне забезпечення для відстеження ключових показників ефективності (KPI) для оптимального встановлення цілей. Візьміть Peopleforce PeoplePerform Інструмент відстеження KPI для обертання! Він забезпечує комплексну платформу для визначення, моніторингу та керування цілями та показниками продуктивності у віддаленому робочому середовищі.
Ключові особливості:
- За допомогою цього програмного забезпечення менеджери можуть визначати конкретні та вимірювані цілі. Ці цілі можуть варіюватися від індивідуальних показників продуктивності до більш широких цілей команди чи відділу.
- Програмне забезпечення забезпечує узгодження цілей із загальною місією та баченням компанії. Це допомагає створити відчуття мети та напрямку для віддалених членів команди.
- Віддалені члени команди можуть отримати доступ до своїх індивідуальних цілей і відстежувати свій прогрес у режимі реального часу. Така прозорість сприяє підзвітності та дозволяє працівникам брати на себе відповідальність за виконання своїх завдань.
- Зацікавлені сторони можуть отримати інформацію про досягнення різних цілей і показники ефективності. Завдяки такому підходу, що керується даними, менеджери можуть забезпечити прийняття обґрунтованих рішень.
PeoplePerform від Peopleforce створює автоматизовані звіти та інформаційні панелі, які демонструють стан цілей і надають візуальне представлення тенденцій продуктивності з часом.
Вимір продуктивності
Тепер вимірюйте продуктивність, коли ваша команда розкидана по всьому світу? Не шматок пирога. Керівники можуть спостерігати за членами команди та взаємодіяти з ними у фізичному офісі, що полегшує оцінку рівня продуктивності. Але у віддаленому робочому середовищі моніторинг продуктивності стає складнішим.
Без ефективних інструментів і стратегій вимірювання віддалені команди стикаються з проблемами точного відстеження свого прогресу, що призводить до потенційної неефективності, пропуску термінів і зниження продуктивності. Забезпечення того, щоб віддалені члени команди ефективно використовували свій час і ресурси, має вирішальне значення для успіху проектів.
Рішення: програмне забезпечення для моніторингу співробітників
Віддалені підприємства можуть запровадити програмне забезпечення для моніторингу співробітників, щоб вимірювати продуктивність кожного працівника. Проникливий є надійним рішенням у цій сфері. Він надає інструменти для відстеження та аналізу діяльності співробітників, використання часу та виконання завдань, зберігаючи конфіденційність користувачів і безпеку даних.
Ключові особливості:
- Інтелектуальне програмне забезпечення для моніторингу співробітників дозволяє членам команди реєструвати робочі години та перерви, надаючи уявлення про розподіл часу для різних завдань і проектів.
- Програмне забезпечення відстежує додатки та веб-сайти, які використовують співробітники протягом робочого часу, надаючи детальну розбивку їх діяльності.
- Він пропонує функції для створення знімків екрана через довільні проміжки часу, пропонуючи менеджерам візуальний огляд робочих систем співробітників.
- Співробітники можуть реєструвати свої завдання та оновлювати прогрес у програмному забезпеченні, надаючи менеджерам можливість переглядати статуси проекту в реальному часі.
Інтелектуальне програмне забезпечення для моніторингу працівників створює звіти, які підсумовують моделі роботи, час, витрачений на виконання завдань, і загальну продуктивність. Ці звіти можна використовувати для оцінки продуктивності та вдосконалення процесів.
Розподіл завдань
Ефективний розподіл завдань є наріжним каменем успішного управління проектами, і це стає ще важливішим, коли ваша команда працює віддалено. Віддалені команди часто складаються з учасників із різних місць, культур і робочих звичок. Як наслідок, забезпечити безперебійне призначення, відстеження та виконання завдань може бути складним завданням.
Без структурованого підходу до розподілу завдань віддалені команди ризикують зіткнутися з непорозумінням, дублюванням зусиль, пропущеними термінами та загальною неефективністю проекту. Отже, важливо створити надійну систему, яка полегшить чіткий розподіл завдань, співпрацю та відстеження прогресу в реальному часі.
Рішення: програмне забезпечення для керування завданнями
Віддалені організації можуть застосувати програмне забезпечення для керування завданнями, щоб вирішити цю проблему. Таким надійним рішенням є monday.com, який пропонує комплексну платформу для віддаленої організації, призначення та відстеження завдань.
Ключові особливості:
- Програмне забезпечення для керування завданнями monday.com забезпечує централізовану платформу для зберігання всіх завдань, проектів і пов’язаної інформації. Таким чином, усі зацікавлені сторони можуть отримати доступ до останніх оновлень і завдань.
- Програмне забезпечення дозволяє менеджерам створювати настроювані робочі процеси, які відображають унікальні процеси та вимоги команди. Це спрощує розподіл завдань і забезпечує послідовність.
- Менеджери також можуть призначати завдання конкретним членам команди та встановлювати чіткі терміни. Уповноважені особи отримують сповіщення та оновлення, що допомагає їм залишатися на висоті своїх обов’язків.
- monday.com містить такі інструменти для співпраці, як обмін файлами, коментарі та інтеграція з різними платформами для сприяння безперебійному спілкуванню між членами команди.
- Співробітники можуть оновлювати статус своїх завдань, позначати їх як виконання або завершені та надавати відповідні оновлення. Завдяки такій видимості в реальному часі всі залишаються в курсі прогресу завдання.
monday.com пропонує візуальні інформаційні панелі, на яких чітко відображаються статуси проектів, незавершені завдання та майбутні терміни. Це візуальне представлення допомагає відстежувати та приймати рішення.
Неадекватне спілкування
Ефективне спілкування є наріжним каменем успішної командної роботи, і воно стає ще більш важливим у віддаленому середовищі. Без будь-якої взаємодії віч-на-віч і випадкових розмов віддалені команди часто мають проблеми.
Можуть легко виникнути непорозуміння, відсутність ясності під час онлайн-зустрічей та прогалини в інформації, що призведе до затримок, помилок і зниження згуртованості команди. Починаючи від пропущених оновлень проекту до нечітких очікувань і відчуття ізоляції серед членів команди, можуть спричинити прогалини у спілкуванні. Вирішіть цю проблему, щоб ваша віддалена команда могла співпрацювати, обмінюватися інформацією та створювати найкращі результати.
Рішення: програмне забезпечення для зустрічей із автоматичним веденням нотаток
Програмне забезпечення для нарад із можливістю автоматичного створення нотаток є найпростішим рішенням для вирішення цієї прогалини. Таким інструментом є Otter.ai. Він транскрибує та записує зустрічі, забезпечуючи точне документування важливих обговорень і рішень.
Ключові особливості:
- Зустрічі, проведені за допомогою Otter.ai, транскрибуються в режимі реального часу, створюючи текстовий запис усієї розмови. Ця транскрипція фіксує вимовлені слова, що робить їх доступними для використання пізніше.
- Транскрибований текст доступний для пошуку, що дозволяє користувачам знаходити конкретні теми, ключові слова або рішення, прийняті під час зустрічі. Ця функція дозволяє швидко отримати відповідну інформацію.
- Переписані зустрічі можна поділитися з членами команди, які не змогли бути присутніми, забезпечуючи, щоб усі залишалися поінформованими та узгодженими.
Otter.ai ідентифікує різних доповідачів і призначає їхні внески до стенограми, дозволяючи користувачам відстежувати, хто і що говорив під час зустрічі.
Спеціальні обговорення/зустрічі
Спонтанні дискусії та спеціальні зустрічі відіграють вирішальну роль у вирішенні проблем, мозковому штурмі та прийнятті рішень у команді. У звичайних офісах члени команди можуть легко зібратися для експромтованих обговорень, обміну ідеями та вирішення термінових справ. Але у віддаленому середовищі відсутність фізичної близькості створює ймовірність втрати важливої інформації.
Без структурованого плану для спеціальних зустрічей віддаленим командам важко швидко вирішувати термінові проблеми. Ось чому оснастіть членів вашої віддаленої команди інструментами, які дозволять їм зв’язуватися та співпрацювати спонтанно, як у звичайному офісі.
Рішення: Програми обміну миттєвими повідомленнями
Використання програми обміну миттєвими повідомленнями завжди корисно для проведення спеціальних зустрічей у віддаленому середовищі. Млява є одним із найбільш використовуваних програм у цій категорії. Ця платформа широко використовується для спілкування та співпраці в режимі реального часу між членами команди.
Ключові особливості:
- Slack надає платформу для спілкування членів команди в режимі реального часу за допомогою текстових повідомлень.
- Користувачі можуть створювати спеціальні канали або групи для певних тем, проектів або відділів. Таким чином проводяться організовані та цілеспрямовані обговорення, що полегшує пошук відповідних розмов пізніше.
- Члени команди можуть надсилати прямі повідомлення окремим особам або невеликим групам, сприяючи обговоренню один на один або в малих групах без необхідності формальної зустрічі.
- Це дозволяє обмінюватися файлами, документами та зображеннями безпосередньо на платформі, покращуючи співпрацю та обмін інформацією.
Slack інтегрується з іншими інструментами та платформами, забезпечуючи плавний перехід від обговорень до завдань або завдань.
Проблеми планування
Узгодження розкладів у різних часових поясах – головоломка. Неправильне планування може призвести до пропуску зустрічей, затримок у розкладі проекту та труднощів із узгодженням членів команди для важливих обговорень.
Крім того, віддалена робота часто означає, що члени команди мають гнучкий графік, що ускладнює пошук співробітництва, що збігається. Віддалені команди стикаються з труднощами в тому, щоб залучити всіх членів до зустрічей і обговорень, що призводить до прогалин у спілкуванні та неефективності.
Рішення: інструмент планування
Спеціальний інструмент планування вирішує цю проблему, пропонуючи найкраще вікно для зустрічей. Calendar.com є подібним інструментом, який спрощує процес планування зустрічей, зустрічей та інших спільних дій.
Ключові особливості:
- Це дозволяє членам команди ділитися своєю доступністю, включаючи години роботи, перерви та бажаний час зустрічі. Ця інформація допомагає знайти відповідні проміжки часу.
- Інструмент може автоматично пропонувати вільні часові проміжки на основі доступності всіх учасників, зменшуючи потребу в зворотному спілкуванні.
- Він забезпечує автоматичне перетворення часових поясів, що полегшує координацію зустрічей між членами команди в різних частинах світу.
- Користувачі можуть надсилати учасникам запрошення із запропонованим часом, датою та порядком денним зустрічі. Учасники можуть підтвердити свою доступність і отримати запрошення в календарі.
- Він інтегрується з такими календарними платформами, як Google Calendar, Outlook або іншими, забезпечуючи точне додавання запланованих подій у календарі учасників.
Calendar.com може надсилати автоматичні нагадування учасникам перед запланованими зустрічами, зменшуючи ризик пропущених зустрічей.
Вимірювання зростання
Вимірювання зростання та продуктивності має вирішальне значення для бізнесу, щоб відстежувати свій прогрес, зменшувати ризики та приймати обґрунтовані рішення. Однак вимірювання зростання може створити унікальні проблеми у віддаленому робочому середовищі. Традиційні методи вимірювання ефективності, як-от оцінювання на місці, можуть бути менш доцільними для віддалених команд.
Крім того, віддалена робота іноді може призвести до відсутності видимості особистих і командних досягнень, що ускладнює точну оцінку зростання та продуктивності. Відсутність вимірювання зростання призводить до неефективного відстеження KPI та неточного аналізу тенденцій, що обмежує продуктивність команди.
Рішення: програмне забезпечення для аналітики та бізнес-процесів
Як рішення компанії можуть запровадити комплексну інформаційну панель компанії. Zoho Analytics є однією з найкращих платформ для того ж. Це дозволяє організаціям візуалізувати та аналізувати дані з різних джерел, що полегшує прийняття рішень на основі даних.
Ключові особливості:
- Це дозволяє компаніям інтегрувати дані з багатьох джерел, таких як фінансові системи, платформи продажів та інструменти управління проектами.
- Платформа пропонує ряд варіантів візуалізації, включаючи діаграми, графіки, таблиці та інформаційні панелі, що робить складні дані легкими для розуміння та інтерпретації.
- Організації можуть визначати та відстежувати спеціальні KPI, які відповідають їхнім цілям зростання. Ці KPI можуть включати фінансові показники, операційну продуктивність, задоволеність клієнтів тощо.
Zoho Analytics надає оновлення в режимі реального часу, гарантуючи, що дані про зростання є актуальними та доступними в будь-який час.
Мотивація співробітників
Підтримувати мотивацію віддалених членів команди може бути складно, але програма винагород для співробітників може справді підняти настрій. На відміну від традиційного офісного середовища, віддалені співробітники можуть відчувати почуття ізоляції, відключеності та зниження активності.
Це може вплинути на їхній загальний моральний стан, задоволення від роботи та, зрештою, на продуктивність. Без ефективних стратегій підвищення мотивації підприємства можуть зіткнутися з проблемами, пов’язаними зі зниженням продуктивності, нижчою якістю роботи та труднощами з утриманням найкращих талантів.
Рішення: Програма винагороди співробітників
Завдяки віртуальним значкам, очкам і настроюваним винагородам можна легко підвищити мотивацію співробітників у віддаленому робочому середовищі. NectarHR це передова платформа, яка дозволяє організаціям створювати та керувати ініціативами щодо визнання та винагороди співробітників.
Ключові особливості:
- Платформа дозволяє компаніям налаштовувати пропоновані винагороди на основі культури організації та вподобань віддалених членів команди.
- Співробітники можуть визнавати та відзначати досягнення один одного, сприяючи створенню позитивного та сприятливого середовища в команді.
- Менеджери можуть використовувати платформу, щоб визнати видатну продуктивність, подати приклад іншим членам команди та зміцнити культуру вдячності.
NectarHR часто надає дані та інформацію про тенденції визнання, допомагаючи компаніям зрозуміти, яку поведінку та досягнення найбільше цінують їхні віддалені команди.
Висновок
Ось і все! Ми згадали про труднощі керування віддаленими командами та як їх вирішити за допомогою чудових програмних рішень. Від управління завданнями до спілкування та мотивації, згадані вище інструменти пропонують комплексний підхід до забезпечення успіху віддалених команд у сучасному динамічному робочому середовищі. Використовуйте ці інструменти та підкорюйте середовище віддаленої роботи як професіонал! Дякуємо за читання; здоров’я!
Ви також можете дослідити найкращі інструменти для спільної роботи над документами для віддалених команд.
