Використовуйте Smartsheet для автоматизації процесів, керування проектами та відстеження завдань

| | 0 Comments| 8:51 AM
Categories:

Для сучасного управління проектами, моніторингу завдань, автоматизації процесів і співпраці з робочих місць або віддалених офісів Smartsheet — це єдиний інструмент, який вам потрібен.

Динамічний інструмент керування проектами та завданнями необхідний компаніям, які працюють в Інтернеті, які прагнуть до зростання та швидкого розширення. Однак вони використовують кілька інструментів, оскільки більшість програмного забезпечення для керування завданнями зосереджено на певних функціях.

Smartsheet — це комплексне рішення, яке економить час і гроші. Дочитайте цей короткий огляд Smartsheet до кінця. Ви дізнаєтеся про основні функції та їх практичне застосування.

Що таке Smartsheet?

Як випливає з назви, Smartsheet — це модернізований інструмент для роботи з електронними таблицями. Однак це не тільки для числової обробки бізнес-даних. Ви також можете керувати проектами, відстежувати завдання та автоматизувати бізнес-процеси.

Він також популярний серед бізнес-братства як платформа цифрових рішень без коду. Ваша команда може розробляти автоматичні рішення робочого процесу, як-от затвердження документів, затвердження вмісту, призначення завдань тощо, не написавши жодного рядка коду.

Понад 90% компаній зі списку Fortune 100 використовують Smartsheet для полегшення співпраці, автоматизованих робочих процесів, легкого керування проектами, керування вмістом і динамічної роботи.

Інструмент підходить для будь-якого бізнесу, від лише одного проекту до портфоліо багатьох проектів. Залежно від вашого робочого навантаження ви можете вибрати план Smartsheet і за потреби розширити його.

Де можна використовувати Smartsheet?

Незалежно від того, працюєте ви онлайн чи офлайн, Smartsheet підходить для будь-якого бізнесу. Нижче наведено список популярних випадків використання:

  • Професійний сервіс
  • Телекомунікації
  • Некомерційні організації
  • Розробка програмного забезпечення та продуктів
  • Виробничі підприємства
  • Агентства з продажу та маркетингу
  • ІТ-підтримка та операції
  • Технологічний консалтинговий бізнес
  • Фінансові послуги
  • Малий і середній бізнес
  • Федеральний уряд
  • Рішення щодо кадрів

Основні можливості Smartsheet

Smartsheet має багато функціональних можливостей для перетворення буденної роботи на захоплюючу. Його основні можливості включають готові рішення, преміум-надбудови та основні функції. Ось деякі ключові функції, які вам будуть потрібні регулярно:

  • Історія активності завдань, проектів і робочих програм
  • Прикріплення файлів до проектів і завдань
  • Автоматизація робочого процесу
  • Управління календарем
  • Роз’єми сторонніх програм
  • Приладові панелі
  • Метод критичного шляху
  • Електронні підписи
  • Формули електронної таблиці
  • Сповіщення та нагадування
  • Інсайти роботи
  • Діаграма Ганта
  • Контроль збереження даних
  • Конструктор документів
  • Офлайн і онлайн форми

Smartsheet: універсальне рішення для проектів і завдань

Smartsheet має всі інструменти та функції, необхідні для керування простими та складними проектами. Отже, вам не потрібне інше бізнес-програмне забезпечення для виконання тих самих завдань. Крім того, ви можете об’єднати існуючі бізнес-програми за допомогою Smartsheet і контролювати всі дані та завдання з одного централізованого інструменту.

Нижче наведено функції та функції, які роблять Smartsheet справді універсальним рішенням для будь-яких бізнес-операцій і процесів:

Основи структурування роботи

За своєю суттю Smartsheet — це вдосконалений інструмент для роботи з електронними таблицями. Отже. Він має функції, подібні до стандартної програми для роботи з електронними таблицями. Окрім стандартних функцій, є розширені функції, такі як автоматизація, спеціальні програми, спільний доступ, публікація тощо.

  Чому Uber не приймає мою дебетову картку?

Ідея полягає в тому, щоб дозволити користувачам налаштовувати програму відповідно до потреб свого бізнесу. Деякі основні основні функції:

1. Аркуші та рядки

Таблиці — це основа всього, що ви робите в Smartsheet. Незалежно від того, чи потрібно вам створити проект, робочу програму, автоматизований робочий процес, звіт тощо, вам знадобиться аркуш. Smartsheet автоматично створює та форматує аркуш, коли ви вибираєте різні параметри в меню «Створити». Всередині аркуша ви знайдете рядки для введення даних.

2. Колони

Стовпці дозволяють упорядкувати дані рядків. Ви можете додавати спеціальні стовпці залежно від потреб проекту. Аркуш керування проектом за замовчуванням містить стовпці «Назва завдання», «Початок», «Завершення», «Тривалість», «Попередники», «Призначено», «Коментар», «% завершено» та «Стан».

3. Формули

Smartsheet містить стандартні формули для електронних таблиць, як-от SUM, AVG, COUNT, MIN, MAX тощо. Ви знайдете складніші формули у списку «Усі функції».

Управління проектами та діаграми Ганта

Управління проектами в Smartsheet є зручним, оскільки воно використовує електронну таблицю як базове джерело даних для проектів. Ви можете створити новий проект у меню «Створити» Smartsheet.

Коли ви вибираєте «Проект» у меню «Створити», Smartsheet створює новий аркуш під вибраною назвою проекту.

Новий аркуш проекту автоматично відформатовано, щоб ви могли вводити такі дані проекту, як ім’я завдання, тривалість, початок, кінець, попередники, призначено, % завершено та статус.

Ви можете натиснути кнопку «Підсумок аркуша» на правій бічній панелі інструментів, щоб додати підсумок для проекту. Таким чином, ви можете використовувати текст/номер, список контактів, дату, розкривний список, прапорець і символи.

Після того, як ви введете кілька завдань і дати їх початку та завершення, ви зможете створити діаграму Ганта для свого проекту. На верхній панелі інструментів аркуша ви повинні побачити сітку.

Натисніть на це та перейдіть до режиму перегляду Ганта, щоб отримати автоматичну діаграму Ганта.

Автоматизовані робочі процеси

Якщо ваш бізнес-процес складається з багатьох ручних і повторюваних завдань, ви можете ефективно автоматизувати ці завдання за допомогою автоматизованих робочих процесів. У Smartsheet із шаблонами створити автоматизований робочий процес надзвичайно просто. Ви можете використовувати таку автоматизацію в нескінченних випадках, і деякі ключові приклади:

  • Повідомте члена команди, що ви призначили йому завдання.
  • Повідомте зацікавлену сторону, що термін виконання завдання змінився.
  • Повідомте зацікавлених сторін і співавторів про те, що наближається критична дата, як-от зустріч групи.
  • Оновлюйте графік проекту, отримуючи щотижневий статус завдання від членів команди проекту.
  • Дозвольте Smartsheet автоматично редагувати аркуш залежно від конкретних дій, наприклад, хтось закриває завдання або оновлює статус завдання.

Ви можете створити автоматизований робочий процес із аркуша проекту. Знайдіть кнопку «Автоматизація» у верхньому лівому куті будь-якого аркуша. Натисніть на це, а потім виберіть Створити робочий процес із шаблону.

Обмін і співпраця

Безпечна робота над спільними проектами є однією з найкращих функцій Smartsheet. Інструмент «Спільний доступ і співпраця» забезпечує співпрацю та безпеку даних на корпоративному рівні для ваших проектів, завдань, інформаційних панелей, звітів і робочих програм.

1. Дозволи

Коли ви ділитеся своїм вмістом Smartsheet з кимось, ви можете призначати різні дозволи на основі їхніх ролей. Зараз у Smartsheet передбачено п’ять рівнів дозволів: адміністратор, власник, редактор, коментатор і переглядач.

  Установіть CyanogenMod 11 на Nexus 5

2. Форми

Ви можете створювати форми в режимі аркуша, щоб збирати дані про проекти. Користувачі Smartsheet використовують форми для консолідації таких даних, як:

  • Відгуки співробітників
  • Відгуки клієнтів
  • Замовлення продукції
  • Накази-завдання
  • Проектні пропозиції
  • Створення квитка та збір даних

3. Робочі області

Робочі області функціонують як спільне хмарне сховище на Smartsheet. Ви можете скинути вміст Smartsheet, як-от аркуші, звіти, інформаційні панелі, WorkApps тощо, у Workspaces. Потім налаштуйте дозволи доступу та надайте спільний доступ до робочих областей співавторам. Щойно ви знову додасте вміст до тієї самої робочої області, співавтори отримають автоматичний доступ.

Звіти

Звіти Smartsheet дають змогу ділитися високорівневими даними проекту або завдання з колегами та зацікавленими сторонами. Ви можете об’єднати кілька аркушів, завдань або проектів у звіт або створити окремі звіти.

Звіти корисні, коли ви відфільтровуєте дані аркуша та показуєте певні дані, які аудиторія повинна знати. Отже, ви можете використовувати звіти для:

  • Презентація незавершених проектів або завдань
  • Демонстрація обсягу продажів
  • Звіт про маркетингові досягнення в цифрах
  • Представлення фінансових звітів
  • Інформування використання ресурсів
  • Звіт про стан запасів

Ви можете створити окремий звіт або пов’язаний із проектом звіт у меню «Створити» Smartsheet. Ось як:

  • Виберіть «Звіт» у меню «Створити».
  • Виберіть «Звіт рядків» або «Підсумковий звіт аркушів».
  • Row Report допомагає створювати звіти з карток, Ганта, календарів і аркушів.
  • Підсумковий звіт аркуша ефективний, якщо вам потрібно створити обліковий запис на підсумках різних аркушів проекту.
  • Щоб почати додавати дані, виберіть посилання на щойно створений звіт.
  • Інтерфейс Smartsheet проведе вас у перший раз.

Приладові панелі

Інформаційні панелі дають змогу ділитися цікавими та інтуїтивно зрозумілими звітами зі співавторами, не ділячись складними аркушами.

Компанії можуть використовувати інформаційні панелі Smartsheet багатьма способами, наприклад:

  • Показник виконання проекту для проектних команд
  • Інформаційна панель продуктивності співробітників для відділу кадрів
  • Дошка фінансових досягнень для фінансових процесів
  • Досягнуті продажі порівняно з цільовими для команд продажів

Щоб створити інформаційну панель:

  • Виберіть будь-який проект із Smartsheet Browse.
  • Натисніть «Створити», а потім виберіть «Інформаційна панель/портал».

  • Введіть назву та натисніть OK.
  • Під проектом з’явиться інформаційна панель.
  • Натисніть на це, щоб отримати доступ до екрана редагування.
  • Тепер виберіть «Додати віджет», щоб додати дані на інформаційну панель.
  • Ви можете вибрати показник, діаграму, ярлик, звіт, зображення тощо.
  • Вибравши віджет, ви отримаєте опцію «Додати дані».

  • Клацніть це та виберіть зведені дані сітки або аркуша на екрані вибору даних.

Конструктор документів

Компанії, які мають справу з численними контрактами та спеціальними документами, можуть скористатися цією функцією Smartsheet. Ви можете миттєво оновити дані аркуша з проекту чи завдання Smartsheet до форми PDF, яку можна заповнити.

  • Виберіть рядки аркуша, клацніть правою кнопкою миші та виберіть «Дії рядків».
  • У новому контекстному меню, що з’явиться, ви знайдете Створити документи.

  • Клацніть це, щоб перейти на сторінку зіставлення Document Builder.
  • Відображайте заповнювані PDF-документи один раз на проект і створюйте документи будь-коли.

1. Підписи DocuSign

Якщо документ потребує підписів співавторів, ви можете скористатися шаблоном DocuSign.

2. Налаштуйте електронні листи

Ця підфункція дозволяє надсилати персоналізовані електронні листи співавторам для електронних підписів безпосередньо з будь-якого проекту чи аркуша завдань.

3. Відстежуйте статуси

Під час зіставлення конструктора документів вставте елемент «Додати стовпець відстеження», щоб відстежувати статус затвердження документа. Коли Smartsheet виявляє зміни в DocuSign, він оновлює статус на аркуші.

  Як змусити Chrome відтворювати аудіо в об’ємному звукі [Fix]

WorkApps

Ці програми дозволяють створювати автономні веб-програми для вмісту Smartsheets, як-от інформаційні панелі, звіти, аркуші, форми, документи Google, панелі інструментів Tableau тощо. WorkApps постачається зі спеціальними URL-адресами, щоб ви могли надсилати URL-адресу текстовим повідомленням або електронною поштою для ефективної співпраці. Крім того, ви можете налаштувати користувацькі елементи керування доступом у WorkApps.

1. Створіть WorkApp

  • На головній сторінці Smartsheet клацніть «Створити» та виберіть WorkApp.
  • Ви можете почати з нуля або вибрати шаблон WorkApp.
  • Клацніть розділ «Програма без назви» на екрані WorkApp, щоб ввести назву.
  • Конструктор проведе вас, щоб завершити WorkApp.

2. Додайте вміст до WorkApp

  • Якщо ви є власником вмісту або адміністратором Smartsheet, ви можете додати вміст до WorkApps.
  • Перейдіть на домашню сторінку WorkApps, натиснувши кнопку WorkApp на панелі ліворуч.
  • Клацніть цільову WorkApp, а потім виберіть Редагувати програму.
  • У розділі «Сторінки» на лівій панелі інструментів виберіть «Додати сторінки».

  • Натисніть «Вміст Smartsheet» і знайдіть вміст, щоб додати його до WorkApp.

3. Попередній перегляд WorkApps

Щойно ви додасте роль і вміст до свого WorkApp, ви зможете попередньо переглянути його за роллю, щоб побачити, як додаток виглядатиме після підключення до мережі. Натисніть кнопку «Попередній перегляд» у верхньому лівому куті екрана WorkApp і виберіть роль, наприклад «Команда проекту». Ви можете натиснути «Опублікувати», щоб завершити програму в режимі попереднього перегляду, або вибрати «Вийти з попереднього перегляду», щоб розпочати роботу над робочою програмою.

З’єднувачі програм сторонніх виробників

Багато з’єднувачів Smartsheet (протоколи ODBC) знаходяться в розділі «Додатки» Центру рішень. Однак середні та великі підприємства використовують такі популярні:

1. Jira Connector

Це дає вам змогу працювати над проблемами Jira та квитками безпосередньо з програми Smartsheet. Ви повинні підписатися на Business, Enterprise або Smartsheet Advanced, щоб отримати цей конектор. Connector підтримує як самостійні, так і хмарні костюми Jira. Адміністратор Smartsheet може дозволити профілям на рівні користувача оновлювати заявки, контролювати прогрес і відстежувати робочі процеси Jira.

2. Конектор Salesforce

Підписка на Salesforce Connector для Smartsheet Advance дає змогу відділам продажів, продуктам і замовленням отримувати дані в режимі реального часу з програми Salesforce. Ви можете автоматизувати процеси Salesforce, як-от перегляд конвеєрів, масові оновлення, прогнозування, перехід від продажів до послуг тощо.

3. Конектор Microsoft Dynamics 365

Синхронізація Microsoft Dynamics 365 доступна з Smartsheet Advance. Це допомагає компаніям, які орієнтуються на клієнтів, співпрацювати безпосередньо з відділами продажів, продуктів і замовлень на Smartsheet. Підключіть свій екземпляр Microsoft Dynamics 365 один раз і виконайте всі регулярні завдання зі Smartsheet.

Висновок

Вибираючи програмне забезпечення для керування проектами та завданнями, ви повинні шукати комплексне рішення. Інакше ви побачите, що ви та ваша команда зайняті керуванням кількома бізнес-інструментами замість проектів і втрачаєте продуктивність.

Smartsheet — це один із таких інструментів, який пропонує всі функції, необхідні динамічному бізнесу. Спробуйте інструмент і застосуйте наведені вище функції у своєму бізнесі. Подивіться, чи можете ви стати свідками кращої продуктивності, автоматизації та співпраці між вашими командами.

Вас також може зацікавити вступ до SAFe для підвищення продуктивності в управлінні бізнесом вашого підприємства.