Якщо ви хочете якнайбільше використати свій час в особистому та професійному житті, техніка таймбоксінгу є ефективним підходом для вас.
Цінність часу величезна, і вам потрібно правильно його використовувати, щоб підвищити продуктивність. Існує багато методів управління часом, які можна використовувати, щоб виконувати свої завдання в потрібний час. Однією з таких технік є таймбоксинг. У цій статті я поясню ваш підхід таймбоксингу та те, як ви можете застосувати його в різних завданнях.
Що таке Timeboxing?
Як випливає з назви, розподіл часу – це підхід до управління часом, коли ви призначаєте фіксовану одиницю часу для певної діяльності. З його допомогою ви можете стати більш самодисциплінованим і організованим. Це також дозволяє стати більш уважним і зосередженим на завданні, але не перестаратися.
Впроваджуючи цей популярний метод, ви зможете виконувати якісні завдання за мінімально можливу одиницю часу. Цей структурований підхід дозволяє одночасно керувати часом і завданнями, що сприяє підвищенню продуктивності та кращому балансу між роботою та особистим життям. Однак ви повинні скорегувати цю техніку, якщо це необхідно, щоб отримати максимальну користь.
Пояснення техніки таймбоксингу
Щоб допомогти вам краще зрозуміти метод таймбоксингу, дозвольте мені поділитися з вами прикладом. Наприклад, ваш керівник просить вас написати бізнес-пропозицію для бізнес-проекту. Щоб завершити це завдання вчасно, ви встановлюєте часовий проміжок у 3 години.
У цей часовий проміжок ваша увага повинна бути зосереджена лише на написанні пропозиції. Протягом цього часу ви уникатимете будь-яких відволікаючих факторів, таких як телефонні дзвінки чи повідомлення в соціальних мережах.
Коли час закінчиться, потрібно припинити виконання завдання і оцінити, наскільки ви просунулися. При необхідності ви можете виділити ще один таймбокс певного часу для виконання завдання. Але переконайтеся, що ви робите це для кращої продуктивності та не затягуєте завдання без потреби.
Переваги Timeboxing для всіх
- Timeboxing пропонує вам чітке уявлення про час, необхідний для виконання завдання, щоб ви могли ефективно розподіляти час і розставляти завдання за пріоритетністю
- Це дозволяє вам зосередитися на завданні, яке у вас в руці, і більше зосередитися з відчуттям терміновості.
- За допомогою цього методу ви можете розбити свій проект або графік на керовані часові рамки або блоки. Таким чином, ви зможете легко досягти своїх цілей.
- Timeboxing дозволяє розподіляти час для окремих завдань, щоб мати кращий баланс між роботою та особистим життям.
- Якщо у вас є звичка відкладати, таймбокс може спонукати вас виконати завдання швидше.
- Timeboxing також корисний для відстеження прогресу роботи та розуміння ваших досягнень.
- Цей метод також є гнучким і дозволяє призначати більше часу для завдання.
Як ефективно використовувати Timebox
Техніку таймбоксингу можна ефективно реалізувати, розділивши її на кілька сегментів.
Виділіть Timebox
Перш за все, визначте час, в який ви хочете виконувати ту чи іншу дію. Залежно від складності та уподобань завдання ви можете встановити ліміт часу від кількох хвилин до кількох годин.
Почніть зосереджуватися на завданні
Коли ви знаєте час, який у вас є для визначеної діяльності, ви повинні зосередитися на завданні. Уникайте будь-яких відволікань, щоб виконати завдання вчасно.
Оцініть прогрес
Тепер ви повинні спробувати виконати завдання в межах часу або таймбоку. З якоїсь причини ви можете не завершити завдання за один час. У цьому випадку ви завжди можете виділити додатковий таймбокс з огляду на терміновість завдання.
Відпочинь
Маючи більше ніж один таймбокс, дуже корисно робити короткі перерви між ними. Можливо, ви точно захочете виконати завдання якомога швидше; однак перерва насправді допомагає вам працювати зі свіжим світоглядом.
Повторіть за необхідності
Якщо ви працюєте над великими проектами з низкою завдань, ви можете розбити їх на різні менші частини з розподілом часу. Таким чином, ви можете легко відстежувати хід свого проекту та підтримувати концентрацію.
Timeboxing Vs. Блокування часу
У той час як блокування часу та блокування часу планують певний час для діяльності, часові фрагменти блокування часу тривають довше, ніж блокування часу.
ФункціїБлокування часу Блокування метиДозволяє своєчасне виконання завданьСтруктурно організовувати час для завданьЗосередженістьВиконання дій у межах часу Наявність блоків часу для різних завданьВиділений часМати обмеження часу для завданьМати планування для різних дійГнучкістьМожливість включити більше розподілу часуМати певну гнучку структуруТерміновістьВикликає відчуття терміновостіБільше розподілу часу та визначення пріоритетів
Timeboxing Vs. Список справ
Ці дві техніки управління часом абсолютно різні. У таймбоксінгу ви маєте
певний час для виконання завдання. Однак у списку справ ви просто зараховуєте всі завдання, які хочете виконати протягом дня чи тижня, без будь-яких часових рамок для виконання кожного завдання.
Функції Список справ, пов’язаних із часомВикористанняВикористовується для виконання термінових завданьВикористовується для будь-яких важливих завдань, чутливих до часу чи без обмежень за часомЗавдання виконуються у фіксований часЗавдання не мають фіксованого часу для виконанняГнучкістьМають обмежену гнучкістьМають повну гнучкість Рівень терміновостіВключає стрес і терміновістьНе вимагає жодного стресу
Timeboxing Vs. Pomodoro
У Timeboxing ви створюєте рамку бажаного періоду для завершення дії. У Pomodoro зазвичай завдання виконуються 25 хвилин поспіль, а потім робиться 5-хвилинна перерва.
Особливості Timeboxing PomodoroTimeframeРізна тривалість часу Фіксований час та інтервал ГнучкістьГнучкі часові рамки для різних завданьСуворі часові рамки для всіх завданьВикористанняДля керування завданнями та дедлайнамиЗосередження на продуктивності через глибоку роботу Зосередженість Розподіл часуСосередженість і концентрація
Timebox Vs. спринт
Timeboxing – це метод, який покращує продуктивність, але його принцип відрізняється від Scrpint. Однак Sprint — це обмежений у часі робочий цикл, який використовується в методологіях управління проектами, таких як Scrum. Це розбиває проект на короткий період.
ХарактеристикиРозподіл часу СпринтВикористанняЗавдання та проекти в межах кінцевого термінуРозробка проекту, який потребує постійного вдосконаленняПідхідВиділення фіксованого часу з інтерваломІтерації з обмеженнями в часі Рівень терміновостіМоже передбачати потенційну терміновістьСтруктурований робочий цикл без будь-якого стресуЗосередженістьВиконання завдання в межах часуПоставка готових продуктів
Приклади визначення часу
Ось кілька прикладів методу таймбоксингу, який можна використовувати для різних цілей. Нижче наведено популярні приклади:
Timeboxing в Agile
Команди, які працюють над гнучким проектом, часто використовують метод обмеження часу для виконання повсякденних завдань, таких як зустрічі. Для цього вони мають певний таймфрейм на початку або в кінці робочого дня, який зазвичай триває 15-30 хвилин.
На цій зустрічі люди зазвичай діляться оновленнями своїх завдань. Хоча мета полягає в тому, щоб завершити бриф вчасно, команди завжди можуть переглянути ефективність, щоб побачити, чи достатній часовий проміжок. Вони також можуть збільшувати та зменшувати таймбоксінг для agile відповідно до своїх потреб.
Timeboxing у Scrum
Навіть команди Scrum можуть отримати вигоду від методу обмеження часу, оскільки він допомагає командам ефективно керувати своєю роботою через певні часові обмеження. Одним із прикладів може бути спринт, який є методом доставки продукту, який можна транспортувати.
Зазвичай спринти складаються з двох-чотирьох потреб і не перевищують більше одного календаря. Часові рамки подій scrum проводяться за таким розкладом:
- Sprint: Timeboxing використовується протягом одного місяця або менше.
- Планування спринту: вісім годин або менше.
- Щоденний Scrum: 15 хвилин.
- Огляд спринту: 4 години або менше.
- Ретроспективи спринту: 3 години
Timeboxing в управлінні проектами
Для будь-якого типу управління проектами ви знайдете використання методів таймбоксингу.
Як приклад можна розглянути проект розробки програми. Спринт розробки Timebox зазвичай триває два тижні. У цей час обмеження в часі забезпечує ефективне кодування та тестування.
Крім того, розподіл часу також корисний для виправлення помилок, для вирішення будь-яких критичних проблем може знадобитися лише 48 годин. Таким чином, серйозні проблеми можна було швидко вирішити для стабільного програмного забезпечення.
Timeboxing у DSDM
У DSDM (метод динамічної розробки систем) часовий проміжок — це фіксований, заздалегідь визначений проміжок часу, протягом якого ви повинні виконати певні дії або завдання. Ці часові рамки зазвичай короткі, коливаються від кількох днів до кількох тижнів, залежно від розміру та складності проекту.
Це означає, що команда проекту повинна налаштувати обсяг або вміст таймбокса, щоб відповідати виділеному часу. Цей суворий принцип обмеження часу гарантує, що проект залишається прив’язаним до часу та передбачає передбачуваний темп прогресу проекту.
Timeboxing у віртуальній зустрічі
Ви повинні почати зі складання чіткого порядку денного, який окреслює цілі зустрічі та часові рамки для них. Потім ви можете використовувати таймер або функції програмного забезпечення для онлайн-конференції, щоб відстежувати та відображати час для кожного сегменту.
Під час віртуальної зустрічі ви повинні дотримуватися попередньо визначеного розкладу, продовжуючи обговорення та запобігаючи непотрібним затримкам. Наприкінці кожного пункту порядку денного підсумуйте ключові моменти та призначте необхідні дії.
Timeboxing в маркетинговому менеджменті
Метод таймбоксингу також корисний для компаній, які використовують контент-маркетинг. Етап створення контенту можна виконати за допомогою методу таймбоксингу. Цей етап може тривати один місяць, поки команда створює публікації в блозі та вміст соціальних мереж за певним графіком.
Тоді команда може регулярно планувати вміст, щоб забезпечити ефективне виробництво вмісту та необхідні зміни.
Популярні програми Timeboxing
#1. monday.com
monday.com — це універсальна платформа для керування проектами та співпраці, яку можна використовувати як інструмент розподілу часу. Ви можете створювати блоки завдань або підзавдань за допомогою функції створення дощок і завдань. Для кожного з цих блоків можна додати час початку та закінчення. Таймер працюватиме в інтерфейсі користувача monday.com, щоб ви могли відстежувати прогрес.
#2. асана
асана це програма для управління продуктами та проектами для багатьох стартапів і корпоративних компаній. Функції його робочого простору, як-от створення завдань, терміни виконання, сповіщення та нагадування, відстеження прогресу та звітування, а також інформаційні панелі, є ідеальними інструментами для практики розподілу часу вдома чи на роботі.
#3. Поняття
Поняття це спільний робочий простір і програма для баз даних, яку ви також можете використовувати як платформу для практики. Тут ви можете додати дошки Kanban для визначення часу та інтегрувати функцію таймера в картки завдань.
#4. Clockify
Clockify це проста програма для відстеження часу з додатками, такими як Teams, Dashboard, Projects тощо. Тут ви просто вводите назву завдання, додаєте час початку, додаєте час завершення та натискаєте кнопку відтворення, щоб розпочати визначення часу.
Прості шаблони Timeboxing
#1. Шаблон Time Box для Notion
Це Шаблон Notion timeboxing допомагає організувати свій день на основі класичної техніки Timeboxing. Це дає змогу легко розставляти пріоритети завдань, записуючи їх у полі «Три головні пріоритети» та встановлюючи таймери для кожного з них.
#2. Timeboxing від Lucidchart
LucidchartПлатформа створення діаграм створила попередньо налаштований шаблон розподілу часу спеціально для вас, якщо ви хочете досягти наступного:
- Керуйте, організовуйте та структуруйте щоденні завдання
- Дотримуйтеся часових обмежень, щоб забезпечити максимальну продуктивність
- Візьміть більше завдань відповідно до вашого списку та можливостей
Безкоштовно імпортувавши цей шаблон до свого облікового запису Lucidchart, ви можете додавати власні завдання та негайно розпочати розподіл часу.
#3. Шаблон Timebox від Creately
Це шаблон Timeboxing Creately поставляється з цілісним часовим календарем для всіх робочих днів з понеділка по п’ятницю. Крім того, він створює блоки сітки з 1-годинних часових блоків. Ви можете легко редагувати формат за допомогою Creately, щоб додати завдання на цілий тиждень у різні 1-годинні блоки. Це найкращий шаблон для досягнення кращого балансу між роботою та особистим життям.
#4. Синьо-білий Timebox для друку на Canva
Вам потрібен шаблон для друку? Використовуй це Шаблон Canva зараз. Він має одну сторінку для щоденного таймбоксингу та іншу сторінку для тижневого таймбоксингу. У щоденний шаблон можна додати дату, 3 пріоритети, розклад на 18 годин і цілі дня. На щотижневій сторінці ви отримуєте однакові планові завдання щотижня.
Висновок
З наведеного вище обговорення ви можете бачити, що метою таймбоксінгу є створення відчуття терміновості, щоб допомогти вам виконати конкретне завдання чи набір завдань у фіксований проміжок часу.
Оскільки існує кілька застосувань цієї техніки, ви можете використовувати її, де це зручно. Ви також можете спробувати програми та шаблони Timeboxing для легкого та зручного використання. Якщо ви хочете спробувати інші підходи, подивіться на техніку Pomodoro.
