Airtable і Notion: Повний Порівняльний Огляд
Airtable та Notion є потужними інструментами, призначеними для спільної роботи та організації інформації. На перший погляд вони можуть здаватися схожими, однак існують ключові відмінності. У цьому вичерпному посібнику ми розглянемо ці відмінності, щоб допомогти вам зробити обґрунтований вибір між ними.
Управління документацією, нотатками та базами даних є складним завданням для будь-якого підприємства. Для спрощення цих процесів часто використовуються програми для співпраці та організації контенту. Airtable і Notion є одними з найпопулярніших інструментів у цій категорії. Продовжуйте читати, щоб дізнатися, який з них найкраще підходить для ваших потреб.
Значення Інструментів для Продуктивності та Співпраці
Програми для продуктивності та спільної роботи дозволяють компаніям зберігати усі свої документи, файли, розклади, звіти, коди, ідеї, матеріали для брейнстормінгу в єдиному захищеному місці. Це централізоване середовище дозволяє надати доступ до інформації різним групам користувачів: співробітникам, підрядникам та фрілансерам.
Таким чином, усі учасники проекту можуть працювати та надсилати завершені файли й контент через одну платформу, що значно спрощує робочий процес. Які саме переваги дає централізація контенту? Розглянемо деякі з них:
- Зниження витрат на програмне забезпечення, оскільки один інструмент для співпраці може виконувати багато функцій, які раніше вимагали окремих програм.
- Забезпечення безпеки важливих бізнес-активів та коду.
- Зручна оцінка ефективності роботи співробітників за допомогою інструментів звітності.
- Зручна оплата рахунків фрілансерів і підрядників.
- Керування багатьма проектами з єдиної інформаційної панелі.
- Полегшення дистанційної та гібридної роботи.
- Інтеграція інструменту з іншими бізнес-додатками, такими як CRM, системи управління проектами, хмарні сховища, служби підтримки та інші.
Що таке Airtable?
Airtable є конструктором робочих процесів на основі таблиць і баз даних. Це платформа без коду, що дозволяє будь-кому створювати та використовувати додатки для співпраці з контентом, управління проектами, розкладів подій та іншого, не маючи спеціальних технічних навичок.
В основі Airtable лежить реляційна база даних, але користувачам не потрібно писати запити чи працювати з кодом. Інтерфейс є візуальним і дозволяє виконувати дії за допомогою перетягування елементів. Як і в будь-якій базі даних або таблиці, тут можна створювати таблиці, рядки та стовпці для введення даних, а також фільтрувати та сортувати їх для аналізу.
Airtable спрощує роботу, перетворюючи бази даних на зручні програми. Команди можуть створювати власні додатки, адаптуючи їх інтерфейс та поля до своїх потреб, замість того, щоб використовувати жорстко задані програми сторонніх розробників. Це робить автоматизацію робочого процесу набагато простішою.
Наприклад, після відправлення чернетки, рецензент отримує сповіщення про необхідність редагування та затвердження. Після схвалення розробник може забрати матеріал із черги завдань та завантажити контент.
Що таке Notion?
Notion – це універсальний інструмент для продуктивності, який підходить як для особистого, так і для професійного використання. Він поєднує в собі функції управління проектами, створення нотаток та керування знаннями. Можна сказати, що це цифровий робочий простір, схожий на Google або Microsoft.
У Notion можна розробити дорожню карту для контенту, продукту або застосунку. Потім ви можете використовувати інтеграції, щоб зібрати документи, код і інший контент в одному місці. Проект можна опублікувати як сайт Notion і надати доступ команді для мозкового штурму, створення контенту та затвердження.
Будівельними блоками Notion є блоки. Блок може містити текст, дані, код, посилання, відео з YouTube та інше. Ви можете створювати та редагувати ці блоки за допомогою перетягування. Для створення сайту або сторінки в Notion не потрібні навички програмування.
Airtable Vs. Notion: Порівняння за Функціями
Нижче наведено порівняння Airtable та Notion:
Інтерфейс Користувача та Досвід
Інтерфейс Airtable має дві панелі навігації: одну зліва, а іншу зверху, з робочою областю посередині. На лівій панелі розташовані такі розділи: “Головна”, “Усі робочі області”, “Зірочка”, “Шаблони”, “Маркетплейс”, “Всесвіт” та “Імпорт”.
У верхньому меню можна знайти доступ до облікового запису Airtable, сповіщень та підтримки, а також панель пошуку. Загалом інтерфейс Airtable виглядає охайно та організовано, однак при створенні баз даних чи робочих областей користувацький досвід може стати складнішим.
Notion має лише ліву панель навігації, що надає більше місця для роботи. У верхній частині панелі розташовані: Робоча область, Пошук, Оновлення, Усі шаблони (вашої робочої області), Налаштування та учасники, Нова сторінка, Командні простори, Приватні сторінки, Шаблони, Імпорт і Кошик.
При виборі простору, сторінки чи бази даних зліва, доступ до їх налаштувань можна отримати, натиснувши на іконку з трьома крапками у верхньому правому куті. Ці налаштування включають блокування бази, сповіщення, копіювання посилання, історію сторінки, аналітику, підключення та інше.
Інтерфейс Notion пропонує більше можливостей порівняно з Airtable, і він добре організований. Як і в Airtable, користувацький досвід може стати трохи складнішим при створенні баз даних або сторінок.
Простота Використання
І Airtable, і Notion мають криву навчання. Потрібно деякий час, щоб освоїти інтерфейс, перш ніж ефективно використовувати ці програми для організації контенту та співпраці.
Якщо у вас є досвід роботи з таблицями та реляційними базами даних, то освоїти Airtable буде легше. Для створення робочих просторів, робочих процесів, інтерфейсів та програм можна використовувати Marketplace на лівій панелі навігації.
Notion трохи простіший у використанні, ніж Airtable. Почніть зі створення нової сторінки на бічній панелі, потім персоналізуйте її за допомогою шаблонів, таблиць та інших елементів. Можна також створити Teamspace для організації документів, сторінок, сайтів і робочих процесів у виділеному робочому просторі.
Навігація та Організація
В Airtable верхнім рівнем навігації є робоча область (Workspace). У робочій області створюються бази даних, інтерфейси, автоматизації робочих процесів тощо. Найкращий спосіб розпочати роботу з Airtable – це змінити призначення попередньо налаштованих розширень, базових шаблонів і сценаріїв.
Всередині бази даних можна використовувати майстер налаштування, щоб налаштувати базу даних, слідуючи інструкціям Airtable. В базі даних ви можете додавати таблиці даних, розширення або імпортувати вміст із різних джерел, наприклад, Salesforce, Excel або Google Sheets.
Робочий простір є елементом організації верхнього рівня в Notion. Можна створити нову робочу область або приєднатися до існуючої. Потім можна створювати сторінки для відстеження роботи, нотаток, звичок або іншого контенту. Це найпростіший спосіб використання Notion. Для більш розширених можливостей можна створити командний простір, який автоматично надасть спільний доступ до сторінок і баз даних членам команди.
Зведена Таблиця Функцій
У таблиці нижче підсумовано основні функції Airtable та Notion:
| Функції | Airtable | Notion |
| Основні одиниці | Бази | Сторінки та блоки |
| Завантаження файлів | від 2 ГБ до 1 ТБ | 5 МБ (необмежена кількість) |
| Представлення (Views) | Kanban, Gantt, Table, List, Gallery, Timeline, Sections і Form | List View, By Meeting Type, Table, Board |
| ШІ | Відсутній | Notion AI для мозкового штурму, переписування документів, створення резюме |
| Автоматизація | Вбудовані шаблони та сценарії автоматизованих робочих процесів. Використовуйте Connections для інтеграції з IFTTT або Zapier для автоматизації на основі інструментів сторонніх розробників. | Шаблони. |
| Експорт | Експорт робочої області, баз та доступу до додатків для інших користувачів, що вже використовують функцію імпорту Airtable | Обмежений експорт. 12 варіантів імпорту, включаючи HTML, Asana, Confluence, Trello, Google Docs і Dropbox Paper. Експорт сторінок або баз даних як документи HTML, Markdown і PDF. Публікація сторінок, сайтів та баз даних як живих веб-сайтів, що розміщені на Notion, доступні для загального доступу. |
| Звітування | Створення звітів вручну. Розширені функції, такі як таблиці, сортування, фільтрування, графіки, діаграми тощо. | Обмежені можливості звітування. Кращі функції звітування за допомогою сторонніх безкоштовних або платних сайтів та сторінок Notion. Notion API також доступний для розширеної автоматизації. |
| Автоматизовані програми | Доступно | Недоступно |
| Спільна робоча область | Так | Так |
| Гостьові співавтори | Так | Так |
| Групи дозволів | Так | Так |
| Безпека | Шифрування HTTPS, SAML, SSO, ініціалізація користувачів, аудит робочої області | Шифрування HTTPS, SAML, SSO, ініціалізація користувачів, аудит робочої області |
Інтеграція зі Сторонніми Програмами
Airtable дозволяє інтегруватися з іншими програмами через опції “Додати” або “Імпортувати”. На момент написання статті доступно 27 інтеграцій, серед яких: Asana, Box, GitHub та Google Drive.
Усі інтеграції Notion можна знайти через опцію “Додати підключення”. На сторінці “Мої підключення” розділу “Обліковий запис” є перехід до розділу “Огляд підключень” на порталі “Галерея”. На сьогодні Notion має понад 50 інтеграцій, включаючи популярні бізнес-програми, такі як Slack, Figma, GitHub, Asana, Canva, Miro, Tableau, Zoom та Webex.
Безкоштовна Пробна Версія, Ціна та Плани
Ціни Airtable
Airtable пропонує безкоштовний план для окремих користувачів або невеликих команд. Безкоштовний план включає необмежену кількість баз, до 5 редакторів, конструктор інтерфейсу, обмеження 2 ГБ для вкладень та одне розширення на базу. Для розширеної автоматизації, безпеки та необмеженої кількості Airtable пропонуються наступні платні тарифні плани:
- Airtable Plus за 10 доларів США за місце на місяць (оплата щорічна)
- Airtable Pro за 20 доларів США за місце на місяць (оплата щорічна)
- Індивідуальні ціни для Airtable Enterprise
Ціни Notion
Notion також пропонує безкоштовний план, але він підходить лише для окремих користувачів і фрілансерів. Історія сторінок зберігається лише 7 днів. Ви можете запросити до 10 гостей, з обмеженою функціональністю баз даних та сторінок Notion.
Для покращеної продуктивності та співпраці в Notion доступні наступні тарифні плани:
- Notion Plus за 8 доларів США за користувача на місяць (оплата щорічна)
- Notion Business за 15 доларів США за користувача на місяць (оплата щорічна)
- Індивідуальні ціни для Notion Enterprise
Airtable Vs. Notion: Порівняння за Сценаріями Використання
Airtable та Notion підходять для різних команд, від малих бізнесів до великих підприємств, але вони відрізняються за сферами застосування. Далі розглянемо типові сценарії використання Airtable та Notion, запропоновані розробниками.
Рішення від Airtable
Зображення: Airtable
Згідно з офіційною сторінкою Airtable Solutions, платформа пропонує настроювані бази даних і програми для маркетингу, продуктів, операцій, людських ресурсів, продажів та фінансів. Розглянемо рішення для маркетингу:
Маркетингове рішення дозволяє об’єднати управління цифровими активами, матеріали кампанії та результати в одній програмі. Воно також пропонує такі сторінки:
- Головну сторінку для кампаній з оглядами, оновленнями, OKR і статистикою.
- Стандартні сторінки для бюджету, запитів, календаря, виробництва та активів.
- Організація матеріалів кампанії за картками, колонками або таблицями.
- Теги для завдань та активів (наприклад, “Схвалено”, “Очікує на розгляд”, “Переглядається”, “Відхилено”).
- Інтеграція з рекламними сайтами, такими як Facebook, Google Ads та інші.
Рішення від Notion
Зображення: Notion
Notion пропонує менше рішень порівняно з Airtable. Згідно з веб-сайтом Notion, його рішення включають сайти та сторінки для дизайну, розробки, продуктів та менеджерів. Розглянемо сторінку “Дизайн”:
Сторінка “Дизайн” дозволяє створити єдиний робочий простір для всіх творчих дизайн-проектів. Тут можна імпортувати специфікації, активи та проекти, пов’язуючи їх з іншими сайтами Notion та сторонніми інструментами.
Рішення “Дизайн” включає три сайти: Design wiki, Design docs та Design projects. Сайт Design Wiki слугує місцем для обговорення, коментарів, відгуків, специфікацій, ескізів та іншого. На сайті Design Projects можна створювати різні формати відображення завдань проекту, такі як дошки Kanban, списки, таблиці та інше.
Airtable Vs. Notion: Що Вам Потрібно?
Сподіваємося, ви вже краще розумієте, який з цих інструментів краще підійде для вас. Нижче наведено підсумки, що допоможуть вам прийняти остаточне рішення:
Використовуйте Airtable, якщо:
- Ваша команда складається з технічних спеціалістів і підрядників.
- Обмеження на розмір вкладених файлів для кожного завдання не є проблемою.
- Потрібні автоматизовані програми для різних завдань і підзавдань.
- Потрібно створювати звіти аналітики даних вручну.
- Ваша компанія працює з великою кількістю таблиць.
- Потрібна реляційна база даних для табличних даних.
Використовуйте Notion, якщо:
- Ваша команда багато працює з текстами, такими як нотатки, вікі, документи.
- Вам потрібна система управління контентом на основі Kanban.
- Команда публікуватиме загальнодоступні чи приватні сайти, доступні безпосередньо через посилання Notion.
- Ви створюєте системи управління проектами.
- Бізнесу потрібен захищений центральний простір для всіх документів і файлів.
- Вам потрібен ШІ для мозкового штурму та створення контенту.
Airtable Vs. Notion: Висновок
Airtable і Notion є потужними інструментами, що відрізняються за своїм призначенням. Це не просте порівняння, оскільки обидві платформи є унікальними в плані продуктивності та співпраці.
Виберіть Notion, якщо ви вже використовуєте Microsoft Excel, Google Sheets і систему керування реляційною базою даних. З Notion ви можете використовувати функції керування контентом, роботою та співпрацею. Співавтори можуть просто використовувати веб-браузер для доступу до сайту Notion і розпочати створення, перегляд або публікацію.
Натомість, виберіть Airtable, якщо вам потрібні автоматизовані веб-програми для спеціалізованих завдань, таких як рекламні кампанії, продажі, підбір персоналу або обслуговування клієнтів. Для ефективної співпраці необхідно буде підключити співавторів до Airtable.
Дізнайтесь більше про інструменти монетизації Airtable і Notion.