Ключові висновки
-
OneDrive — це хмарна служба розміщення файлів, призначена для індивідуального зберігання особистих даних. SharePoint спрямований на покращення співпраці всередині команд.
-
OneDrive пропонує безкоштовний план зберігання, а SharePoint — ні. Базовий план SharePoint пропонує 1 ТБ пам’яті за 5 доларів на користувача, тоді як базовий план OneDrive пропонує 100 ГБ за 1,99 доларів на місяць.
-
Виберіть OneDrive, якщо ви можете обійтися обмеженим обсягом пам’яті та спільною роботою. Виберіть SharePoint для додаткового сховища, командної співпраці та розширених функцій.
MAKEUSEOF ВІДЕО ДНЯ
Зберігання ваших даних у безпеці, впевненість у тому, що ви можете отримати до них доступ з будь-якого місця, і обмін ними з іншими є ключовими для сучасної роботи. Для цього Microsoft пропонує два інструменти: OneDrive і SharePoint. Але чим вони відрізняються і який з них найкращий для вас? Давайте подивимося, що їх відрізняє.
1 Різні цільові аудиторії
Пресмайстер/Shutterstock
Microsoft OneDrive – це хмарна служба розміщення файлів, призначена для окремих осіб або невеликих команд. Ви можете використовувати його як особисте місце для зберігання конфіденційних даних, якими ви ділитеся з невеликою групою людей. Плавна інтеграція з програмами Office робить його чудовим вибором для студентів, фрілансерів або самозайнятих.
Microsoft SharePoint — це хмарна система керування вмістом для спрощеної командної співпраці. Ви можете створювати сайти SharePoint, щоб зберігати файли та робити їх доступними для окремих відділів або всієї організації. Особи на сайті SharePoint можуть переглядати та, залежно від дозволів, редагувати роботу інших.
Microsoft рекламує ці продукти по-різному. Він продає OneDrive як службу хмарного зберігання для окремих осіб і малого бізнесу. Навпаки, SharePoint націлений на підприємства та корпорації, зосереджуючись на покращенні командної роботи, а не на службі лише як рішення для зберігання.
2 Обмін файлами та співпраця
Тетяна Юрченко/Shutterstock
З Microsoft SharePoint співпрацювати та обмінюватися файлами набагато легше. У OneDrive лише власник файлу може контролювати, хто переглядає, редагує та надає спільний доступ до файлу. SharePoint дозволяє центральному адміністратору призначати різні рівні дозволів доступу окремим користувачам або групам.
SharePoint має інтуїтивно зрозумілий інтерфейс і такі функції, як оновлення статусу, сповіщення про крайні терміни та сповіщення про відстеження проекту. Це спрощує керування проектами способами, які OneDrive не пропонує. Ви також можете інтегрувати Yammer — службу соціальної мережі — у SharePoint. Це дає змогу членам команди спілкуватися безпосередньо.
Хоча обидві платформи дозволяють користувачам створювати бібліотеки файлів для організації вмісту, у SharePoint легше керувати ними та переміщатися ними. Це більш важливий момент, оскільки обсяг даних збільшується. Отже, якщо ви віддаєте пріоритет легкій співпраці та обміну файлами, SharePoint — це ваш шлях.
І OneDrive, і SharePoint дають вам доступ до своїх даних з будь-якого пристрою, незалежно від вашого місцезнаходження. Обидва вони підтримують синхронізацію з пристроями, що дозволяє передавати дані для локального використання на будь-якому пристрої, якщо це необхідно. Таким чином, обидві платформи пропонують по суті однакові функції в цій області.
3 Безпека та конфіденційність
Luma creative/Shutterstock
Microsoft вжила серйозних заходів для забезпечення безпеки обох служб. Завдяки шифруванню даних у реальному часі ви можете створювати резервні копії своїх даних у SharePoint і OneDrive. Крім того, якщо ви випадково видалили файл, ви можете відновити його з кошика на обох платформах. Однак у SharePoint можна відновлювати лише ті файли, які можна редагувати.
Корпорація Майкрософт використовує механізм виявлення вірусів для сканування файлів, завантажених у SharePoint і OneDrive. Це допомагає захистити ваші файли та простір для онлайн-сховища. Якщо він виявить заражений файл, кожна служба негайно повідомить користувачів. Адміністратори SharePoint можуть блокувати доступ користувачів до будь-яких заражених файлів у базі даних.
Незважаючи на ці заходи безпеки, ви повинні знати про потенційні ризики під час обміну файлами на будь-якій платформі. Уникайте випадкового обміну файлами з неавторизованими учасниками та ретельно керуйте дозволами на редагування, щоб запобігти втраті та крадіжці даних. Вам також слід утримуватися від надмірного обміну, щоб спростити керування даними та захистити їх.
4 Ціни та зберігання
Jirsak/Shutterstock
За своїм безкоштовним тарифним планом OneDrive надає 15 ГБ пам’яті, чого має бути достатньо для індивідуального використання. Якщо вам потрібно більше пам’яті, у вас є два варіанти. Ви можете підписатися на Microsoft 365 Basic, який пропонує 100 ГБ за 1,99 доларів на місяць. Або ви можете вибрати Microsoft 365 Personal, який пропонує 1 ТБ пам’яті за 6,99 доларів США на місяць.
Окремий план OneDrive називається Microsoft 365 Basic. Майте це на увазі, щоб уникнути плутанини.
Натомість SharePoint не пропонує безкоштовного плану. Його окремий пакет коштує 5 доларів США на користувача на місяць і забезпечує простір для зберігання до 1 ТБ для кожного користувача. Крім того, ви можете придбати SharePoint як частину бізнес-плану Microsoft 365. Це пропонує адміністраторам до 25 ТБ місця для зберігання на сайті.
Ціни та обсяг пам’яті SharePoint роблять його кращим для командної співпраці. OneDrive, особливо з його безкоштовним планом, краще підходить для потреб окремих осіб.
5 додаткових функцій
SharePoint пропонує кілька розширених функцій, яких немає в OneDrive. Його функція веб-публікації дозволяє публікувати важливі документи безпосередньо на зовнішньому веб-сайті вашої компанії за допомогою вбудованої системи керування вмістом. Це дозволяє працівникам або споживачам завантажувати такі документи, коли їм це потрібно.
SharePoint також дозволяє додавати програми на внутрішні сторінки або сторінки веб-сайтів, створювати портали для співробітників, форми для перегляду тощо. Це також дозволяє автоматизувати завдання на основі дій користувача, як-от надсилання нових файлів електронною поштою певній команді чи керівнику проекту. OneDrive не пропонує цю функцію.
Ознайомтеся з іншими можливостями Microsoft SharePoint, які можуть бути недоступні в OneDrive.
6 Який з них вибрати?
монтічелло/Shutterstock
Якщо ви окрема особа без команди або власник малого бізнесу, якому не потрібна інтенсивна співпраця та великий простір для зберігання, OneDrive може задовольнити ваші потреби. Однак SharePoint буде кращим, якщо ви керуватимете великою командою, яка потребує частої співпраці та більшого обсягу зберігання даних.
Ви також можете використовувати обидві служби, оскільки план SharePoint включає OneDrive. Ви можете використовувати OneDrive для зберігання конфіденційних документів компанії, таких як бізнес-плани та фінансові записи, і обмежити доступ до них лише кільком учасникам. Тим часом ви можете створити сайт SharePoint для спільної роботи над менш конфіденційними документами, такими як політики, розклади та дані навчання.
Крім того, ви можете синхронізувати OneDrive із SharePoint, що робить зручним використання інструментів і Microsoft Teams для покращення співпраці вашої команди.
Таким чином, OneDrive найкраще підходить для особистого користування, тоді як SharePoint краще підходить для співпраці у великій команді.